Административный менеджер/ Event менеджер

Купибилет

Руководитель АХО

С 01.01.2024 по 01.01.2025 (1 год)

-Административное сопровождение офисов; -Управление отделом ( в подчинении 4 офис менеджера (два офиса в Санкт-Петербурге, один в Москве и два в Дубае), бренд менеджер и специалист по корпоративной культуре); -Выстраивание процессов и автоматизация их внутри команды; -Полное обеспечение жизнедеятельности офисов на более 300 сотрудников; -Обеспечение эффективного функционирования офисных помещений, включая обслуживание инфраструктуры ,оргтехники, и общественных зон, климата, вентиляции; -Координация работы с поставщиками услуг по обслуживанию офисов: управляющая компания, подрядчики, аутсорсинг; -Разработка и мониторинг бюджета административного отдела; - Эффективное распределение ресурсов для обеспечения потребностей отдела в соответствии с утвержденным бюджетом; -Организация корпоративных мероприятий для более чем 300 сотрудников, в том числе выезды заграницу -Планирование и координация корпоративных событий и мероприятий: поиск подрядчиков, разработка и согласование бюджета, организация командировок+ отчетность по ним) -Работа по документообороту; -Полная Travel поддержка руководителей и сотрудников; -Решение административно-хозяйственных вопросов; - Создание уюта, организация рабочего пространства, контроль и поддержание порядка; - Участие в проектах отдела персонала (онбординг новичков в компанию, сбор и проведение фидбэков с сотрудниками); - Выполнение личных поручений фаундеров.

Panoramik Games

Lead Office Managers

С 01.04.2021 по 31.12.2023 (2 года 8 месяцев)

-Формирование и управление командой из 7 человек-офис-менеджеров и младших ассистентов/помощников в разных странах (Поиск сотрудника, который будет создавать атмосферу уюта в других офисах, введение человека в компанию, проведение Скрамов, фидбэков, ретро и других синков, постановка задач по приоритетам и декомпозирование их); - Полное обеспечение жизнедеятельности офисов на более 250 сотрудников (заказ канцелярии, хоз. товаров, воды, наполнение офиса, взаимодействие с БЦ и пр.); - Автоматизация процессов АХО команды (боты в чаты, автоматическая постановка задач и т.д.) - Планирование бюджетов в разных офисах, составление отчетов по тратам, расстановка приоритетов покупок; - Работа с поставщиками по услугам, оплатам и документам; - Полный цикл по сотрудничеству с новым подрядчиком ( от поиска, до принятия всех работ); - Заказ брендированной продукции (поиск подрядчиков, создание мерча компании, подарки сотрудникам и партнерам); - Координация работы ежедневной уборщицы, клининга, работа со службами в БЦ; - Ремонт во всех офисах (решение проблем, выделение бюджетов, поиск мастеров и материалов, составление долгосрочных планов по ремонтам в офисах) - Работа по документообороту. Распределение входящей документации между отделом, отправка исходящей документации поставщикам и сотрудникам. Налаживание процесса по документообороту и внедрение его в отдел АХО; - Полная Travel поддержка руководителей и сотрудников: от заказа билетов и бронирование гостиниц, до личных поручений (поиск продукции, разных услуг, мед. учреждений и т.п.). Автоматизация этого процесса внутри компании; - Организации корпоративных мероприятий в нескольких странах на 250 сотрудников (от небольших мероприятий в офисе для сотрудников или отделов, до масштабных выездов); - Введение офисных чатов (написание постов, поздравление и т.п.); - Решение административно-хозяйственных вопросов; - Создание уюта, организация рабочего пространства, контроль и поддержание порядка; - Участие в проектах отдела персонала (онбординг новичков в компанию, сбор и проведение фидбэков с сотрудниками); - Выполнение личных поручений фаундера.

MSV

Ассистент руководителя

С 01.04.2019 по 01.05.2020 (1 год 1 месяц)

-Полная поддержка ( travel, командировки, авиа и жд билеты, гостиницы, отели, регистрация)руководителя и сотрудников компании; -введение рабочего календаря; -сопровождение на встречах руководство компании; -ведение деловой переписки на русском и английском языках; -проведение первичных собеседований, поиск необходимого персонала, обучение и адаптация персонала; -постановка задач сотрудникам компании; -выполнение личных поручений( закупка продуктов, подарков и прочего); -заказ канцелярских и хозяйственных товаров для офиса и сотрудников; -организация жизнедеятельности в офисе; -участие в различных проектах холдинга и в подготовке корпоративных мероприятий.

Университет

Юургу

Родной язык

Русский

Иностранные языки

Английский

Ключевые навыки

• Обеспечение жизнедеятельности офиса

• Корпоративная культура

• Корпоративные мероприятия

• Коммуникабельность, стрессоустойчивость

• Организация командировок

• Управление командой

• Бюджетирование закупок

• Руководитель команды

• Административная поддержка руководителя

• Коммуникация с подрядчиками

• Креативное мышление, коммуникация, эмоциональный интеллект,устойчивость, способность адаптироваться.

• Внутрикорпоративная коммуникация

• Внутренние коммуникации

• Офисный переезд

• Управление офисами компании

• Ms office

• Google docs

• Поддержка работы офиса

Дополнительная информация

Меня зовут Оля. Мне 30 лет. Прошла большой путь в административном отделе от офис-менеджера до руководителя АХО отдела. Была руководителем команды, которая находилась не только в одной географической точке, но и в разных частях мира. Делала ремонты, занималась переездами и открывала офисы в разных станах. Заряжала офисы позитивом и окружала сотрудников заботой. Проводила различные мероприятия от обеда в офисе с пиццей и кино, до масштабного выездного летнего корпоратива заграницей. Очень трудолюбивая, быстрообучаемая, коммуникабельная, стрессоустойчивая, внимательная. Обладаю главными качествами, которые должны быть у человека, который занимается офисами и мероприятиями- желание заботиться о сотрудниках и делать их жизнь в офисе лучше, умение слышать и слушать. Большой опыт работы на удаленной системе, так и за границей. В свободное время люблю играть в сквош, снимать концерты и путешествовать. Достижения: - Дипломы Южноуральского государственного университета по направлениям "Приборостроение" и "Мировая экономика" - Более 5 лет опыта работы бухгалтером в строительной компании ( Штат 250-300 человек) -Большой опыт работы личным помощником -Более 5-ти лет работы в административной сфере в IT компаниях. Отлично пройденный путь от Офис-менеджера до Руководителя команды АХО -Открытие офисов в нескольких странах с нуля (Поиск помещения, ремонт, наполнение, планирование трат, поиск АХО специалистов) -Управление собственной командой Офис-менеджеров в разных странах мира -Проведение выездного пятидневного корпоратива заграницей на 200 сотрудников ( бронирования отеля и билетов, наполнение дней активностями по командам, проведение галла ужина с награждением, введение коммуникации в чатах, для информирования сотрудников, подготовка подарочного мерча) -Внедрение процессов внутри офиса -Повышение лояльности сотрудников внутри компании В дополнении: -Диплом о повышении квалификации по направлению "Event менеджер" Высшей школы телевидения и кино "Останкино" - Сертификаты об окончании крупнейшей фотошколы России, повышение квалификации, по направлениям «Фотограф», «Продвинутый курс фотографии», «Свадебная съемка», «Репортаж», «Портрет» -Сертификат об окончании курса «Графический дизайн».