Специалист по делопроизводству (Офис-менеджер)

Обязанности:

• Документационное обеспечение деятельности площадки и обеспечение единого порядка документирования;
• Регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов в системе электронного документооборота (СЭД, 1С);
• Прием и экспертиза (проверка на целостность и комплектность, кроме конфиденциальных) поступающих документов как по электронной почте, так и на бумажных носителях;
• Подготовка, проверка оформления документов для представления на рассмотрение/подписание руководству;
• Ведение информационно-справочной работы по документам организации;
• Консультирование работников организации по вопросам работы с документами в СЭД;
• Формирование поручений, а также доведение до сведения работников структурных подразделений или конкретных исполнителей распоряжений уполномоченных лиц;
• Проведение оперативного учета прохождения документов и контроль сроков своевременного исполнения документов и поручений уполномоченных лиц ОП руководителя;
• Подготовка по поручению руководителя проектов документов, организация процесса согласования проектов с руководителями структурных подразделений;
• Жизнеобеспечение офиса (заказ воды и канцелярии);
• Работа с заявками на приобретение билетов и бронирование гостиниц, для обеспечения деловых поездок.

Требования:

• Навыки ведения деловой переписки и грамотная устная речь;
• Знание основ документооборота;
• Опыт работы с СЭД;
• Уверенный пользователь MS Office;
• Уверенный пользователь ПК и оргтехники;
• Умение работать с большими объемами информации;
• Организованность, аккуратность и пунктуальность;

Условия:

• Работа в крупном машиностроительном холдинге,
• Место работы: Санкт-Петербург, ул. Седова, 45Э;
• Оформление в соответствии с ТК РФ;
• График работы - 5/2, с 8.00 до 16.40;
• Профсоюз и корпоративные мероприятия;
• Достойная оплата и своевременные выплаты;
• Испытательный срок - 3 месяца