Помощник руководителя проектов/ Координатор проектов/ Технический секретарь

ООО «КЛЗ» занимается разработкой и внедрением масштабного инвестиционно- производственного проекта по проектированию, строительству и запуску крупнейшего в РФ литейно-механического завода по производству комплектующих изделий (тормозных дисков и барабанов) для автопромышленности в гор. Кириши Ленинградской обл. В наши планы также входит создание производственных мощностей по использованию вторичных продуктов металлообработки для производства товарного чугуна. На сегодняшний день, над реализацией данного проекта работает проектная команда, собравшая профессионалов из разных областей.

Сейчас мы ищем в свою команду технического секретаря (ассистента) руководителя проектного офиса. Мы ищем не просто помощника, а технического специалиста с опытом административной работы!

Опыт работы менеджером проекта, инженером ПТО приветствуется!

Обязанности:

• Помощь руководителю проектного офиса в администрировании и управлении проектом. Координация работ по проектам.

• Ведение документации по проекту: сбор исходных данных для формирования ТЗ, сбор информации по статусу выполнения проекта, включая согласование документации, ведение реестров, таблиц исполнения работ и пр.

• Контроль исполнения работ по проекту проектной командой и внешними организациями. Формирование сводной отчётности по выполнению отдельных этапов работ (в pdf и графических редакторах).

• Входной контроль поступающей рабочей и пр. технической документации (проверка обозначения документов, наличие подписей и дат, описей, комплектности). Рассылка документов исполнителям. Взаимодействие с контрагентами по вопросам обмена документами.

• Организация совещаний (в т.ч.в онлайн формате), подготовка итоговых протоколов, формирование отчета по исполнению решений совещаний, контроль исполнения поручений.

• Организационная поддержка проектной команды: обеспечение необходимой информацией, оборудованием и документами, координация работников проектного офиса, налаживание коммуникаций между участниками команды.

• Коммуникации c заказчиками, представителями подрядных организаций и пр. контрагентами.

• Подготовка презентационных материалов для демонстрации и защиты проектов. Работа с РА по подготовке презентационных материалов, заказ буклетов, визиток и пр. Ведение сайта компании (обновление информации).

• Подготовка данных для формирования технико-коммерческих предложений, данных для заключения договоров и пр.

• Деловая переписка: составление писем, уведомлений, запросов, сопроводительных документов и пр.

• Сбор закрывающих документов по договорам (отчеты, акты, с/ф, и пр.).

• Координация деловых поездок и командировок участников проекта ( на базе сервисной платформы SmartWay).

• Опыт работы на аналогичной позиции от 2-х лет (менеджером проекта, инженером ПТО - приветствуется!)

• Высшее техническое образование (строительство, машиностроение, энергетика).

• Опыт работы с технической документацией.

• Опыт работы с ЭДО ( Битрикс 24 или 1С документооборот) - желательно.

• Знание офисных приложений MS Office, графических редакторов, программы для создания MindMap.

• Желательно знание английского языка, В1.

• Знания в области управления проектами приветствуется.

• Умение работать с большим объемом информации в режиме многозадачности.

• Техническая грамотность, опыт административного сопровождения команды, ответственность, нацеленность на достижение результата.

Условия:

• Оформление в соответствии с ТК РФ.
• Соц. пакет стандартный (оплата отпусков, больничных и пр. гарантии).

• График работы 5/2 с 9.00 до 18.00, возможность гибкого начала и окончания рабочего дня.

• Размер ЗП от 100 000 руб.в месяц, и зависит от профессионального опыта и квалификации кандидата.

• Работа в комфортном офисе в БЦ Leader Tower (м. Московская).

• Дружелюбный коллектив единомышленников, демократический стиль управления, помощь коллег в решении задач

• Возможность повысить свой профессиональный уровень, возможность карьерного роста.