КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

ОФИС-МЕНЕДЖЕРА (АДМИНИСТРАТОРА ОФИСА)

ООО «РСС» - занимается строительством инженерных коммуникаций, разработкой строительных проектов, строительством автомобильных дорог и автомагистралей, железных дорог и метро, мостов и тоннелей, коммунальных объектов сектора электроэнергетики и коммуникаций, обеспечением безопасности критически важных инфраструктурных объектов

Обязанности:

1. Встреча посетителей офиса/новых сотрудников. Обеспечение комфортного пребывания VIP клиентов. Чай, кофе.
2. Заказ пропусков для посетителей и авто.

3. Оформление постоянных пропусков сотрудникам.

4. Ведение реестра сотрудников с актуальной контактной информацией.

5. Прием и обработка входящей̆ и исходящей̆ корреспонденции, ведение реестра корреспонденции и распределение ее по подразделениям. Взаимодействие с курьерами.

6. Прием и распределение входящих и исходящих звонков.

7. Сканирование, копирование, распечатка, подписание, формирование базы документов в ПланФикс, подшивание документов в папки.

8. Организация поездок и командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц. Корпоративное такси.

9. Контроль и отчётность по топливным картам «Вездеход» ООО «Передовых платежных решений» через личный кабинет организации.
10. Работа с Контрагентами в части переписки, согласовании совещаний и рабочих групп.

11. Организация совещаний, встреч, конференций, в том числе в онлайн формате (помощь в подключении к ВКС, чай/кофе, подготовка печатных материалов).

12. Ведение протокола рабочих совещаний.

13. Курирование и контроль исполнения задач, поставленных генеральным директором и рабочими группами.

14. Выполнение поручений генерального директора. Контроль исполнения поручений генерального директора.
15. Ведение и контроль рабочего графика генерального директора.

16. Рассылка руководителями подразделений дневного расписания рабочих групп.

17. Поддержание в актуальном состоянии наполнение контента сайта организации.

18. Выкладка в общие чаты поздравлений с достижениями в работе, датах именин, общероссийских и профессиональных по отрасли деятельности праздниках.

19. Организация корпоративных мероприятий.

20. Своевременное пополнение нужных запасов расходных материалов и канцелярских принадлежностей в офисе.
21. Обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования.
22. Взаимодействие с клинингом.
23. Поддержание порядка и уюта в офисе и переговорных.

Требования:

Среднее профессиональное/высшее образование (документооборот, архивное дело, специалист по связям с общественностью, журналистика, иное).
Знание делового этикета. Деловой стиль в одежде.
Опыт работы от 1 года.
Продвинутый пользователь прикладных программ (Visio, Exell (таблицы), Power Point). Навык создания презентаций.
Знание английского языка будет преимуществом.
Личные качества: умение работать в команде; внимательность; точность и исполнительность; аккуратность; усидчивость.

Условия:

Место работы: г. Москва, ул. Минская, м. Минская.
Заработная плата: обсуждается по объему работ и квалификационным качествам (от 70 т.р. до 90 т.р. "на руки").
График работы: 5/2, 9.00-18.00 (возможны небольшие переработки с дополнительной оплатой).
Трудоустройство в соответствии с трудовым законодательством.

Офис-менеджер