О компании.
BOROSA — команда специалистов, связавшая свою жизнь с современной архитектурой, дизайном и строительством. Выполняем весь спектр работ, связанных с премиальными виллами — полное проектирование и реализация в рамках одного окна.
Наша цель — создавать для жизни человека ценностно-ориентированную среду, в которой он выведет на новый уровень все аспекты своей жизни.
Чтобы сфокусироваться на самом важном, нам нужен бизнес-ассистент, который возьмет организацию сопутствующих процессов в свои руки.
Что нужно будет делать.
Вы будете выполнять по сути функции заместителя операционного/генерального директора, то есть брать на себя роль управления деятельностью компании, включая и не ограничиваясь.
Управление и контроль. Все эффективно управляется вами, везде четкость, собираются и анализируются данные, делаются выводы, приоретизируются задачи, включая и не ограничиваясь:
- Операционно управлять компанией.
- Предоставлять еженедельные отчеты по работе команд, собирать в дашборды, проводить первичный анализ.
- Контролировать ход проектов.
- Контролировать ведение отчета всеми сотрудниками, готовить список выполненных и оставшихся задач сотрудников руководителю к планеркам.
- Организовывать формирование планов работ на неделю/месяц по сотрудникам.
- Контролировать сроков и исполнения задач, изданных приказов и распоряжений.
- Обеспечивать эффективную работу компании, стратегическое планирование, управление ресурсами.
- Строить бизнес-процессы, описывать регламенты, совершенствовать их и контролировать исполнение.
- Внедрять и строить финансовую/операционную аналитику, юнит-экономику, дашборды для контроля и сбора данных.
- Разрабатывать системы мотивации, внедрять KPI, учет и автоматизацию работы.
HR. Кадры в порядке, в компании работают лучшие и подходящие люди, включая и не ограничиваясь:
- Искать и нанимать сотрудников (просмотр по критериям резюме, первичное собеседование, дальнейший контроль выхода на работу и адаптации).
- Вести учет материальных ценностей, выданных сотруднику.
- Организовывать ведение кадрового производствв (составление/подписание договоров, приказов, трудовых книжек, контроль наличия документов, взаимодействие с бухгалтером, юристом).
- Находить внешних исполнителей.
- Составлять и согласовывать графики отпусков.
- Создавать обучающие материалы, базы знаний.
- Организовывать корпоративные мероприятия.
Бухгалтерия и экономика. С экономикой полный порядок, ведется учет, первичка собирается, собирается финансовые данные, анализируются, делаются выводы.
- Помогать бухгалтеру с первичной документацией (отправка оригиналов, отслеживание/возврат, регистрация писем, бухгалтерских документов, контроль обмена оригиналами с заказчиками и поставщиками, курированием выставлять/запрашивать счета).
- Поднимать финансовые модели и финансовый учет, организовать сбор данных, анализ.
- Формировать приказы и служебные задания.
- Своевременно оплачивать счета.
- Работать с электронным документооборотом.
- Вести таблицы расходов, накопительных по проектам, по себестоимости, готовить таблицы и презентации с выводами.
- Разрабатывать маркетинговые стратегии, пути клиента, подсчет метрик сквозной аналитики.
- Аналогично по блоку продаж. Внедрять KPI, сбор данных в CRM-системе.
- Наполнять социальные сети и сайт готовым контентом.
- Организовывать фотосессии и видеосъемки.
- Готовить графические презентации (пауэрпоинт, кейнот).
- Связывать с техподдержкой ройстат и прочие сервисы, решать проблемы.
- Собирать ТЗ на монтаж видео, собирать контент для монтажа.
Документы. Организовать документооборот, наладить учет.
- Проверять и контролировать оформление документов.
- Составлять письма, коммерческие предложения, вести работу с контрагентами.
- Печатать и сшивать документы, копировальные работы.
- Вести документооборот, систематизировать хранение и передачу данных.
- Распределять документацию по сотрудникам.
- Вести реестры.
- Составлять договоры с контрагентами, вести с ними диалог, договариваться.
IT. Вся айти-инфраструктура работает бесперебойно, создаются необходимые новые сервисы.
- Поднимать необходимые айти-сервисы, связки, внедрять ПО и технологии в деятельность всех отделов компании.
- Вести информационные базы.
- Создавать учетные записи в рабочих программах для новых сотрудников (удаление уволенных).
- Сортировать все на диске в нужные папки.
- Организовывать деловые поездки и командировки: заказ билетов, бронирование гостиниц, заказ такси.
- Вести визовую поддержку, готовить пакет документов и подавать по доверенности или сопровождать подающее лицо.
- Организовывать встречи, совещания, переговоры.
- Готовить переговорные комнаты для проведения встречи.
- Протоколировать совещания.
- Принимать и распределять входящие звонки.
- Регистрировать входящую/исходящую документацию.
- Отправлять документы, отслеживать возврат/получение.
- Вести деловую переписку, в т.ч. с рабочей почты руководителя компании.
- Обеспечивать и поддерживать жизнедеятельность офиса: заказ воды, канцелярии, продуктов, бесперебойно работающие программные продукты, оргтехника, телефония, интернет, порядок в офисе.
- Встречать гостей и выписывать пропуска.
Кто вы.
- Работаете на результат: вы четко понимаете, что конечным результатом высвобожденное время руководителя для осуществления самых важных задач в компании.
- Честны, справедливы, проактивны, аккуратны, позитивны, настойчивы и внимательны к деталям
- Дружите с программами, с компьютером, гаджетами.
- Отличные soft skills, высокий уровень самоорганизации, тайм-менеджмента, системность в работе.
- Быстро находите неизвестные/недостающие данные и информацию.
- Грамотная устная и письменная речь, умение выстраивать доверительные отношения с коллегами и контрагентами.
- Нет в лексиконе фраз: "не могу / не умею / не получилось / не успел". Вы — решение вопросов, а не их генератор.
- Сдержанны, стрессоустойчивы, ответственны. При этом вы легко переносите критику, конструктивно решаете вопросы, открыты к идеям и экспериментам.
Для нас также важно, чтобы вы:
- Были уверены в себе, могли донести информацию до сотрудников и запросить отчеты.
- Прекрасно дружили с MS Office и — могли легко разобраться с функционалом любой IT-программы.
- Умели хотя бы на базовом уровне работать с графическими редакторами типа Photoshop/Figma и в перспективе могли освоить простые навыки монтажа простых видео.
- Умели нестандартно решать задачи. Когда задача не решается в лоб, то вы найдете обходные пути ее решения.
- Работали очень быстро, делали все играючи — чтобы для вас все было просто и понятно.
- Имели аналитический склад ума, при котором вы сможете собрать абсолютно разрозненные элементы в единый паззл. Скорее всего вы будете интровертом, претворяющимся экстравертом.
Что будет.
- Работа в молодой и устойчивой компании.
- Расширение в своих и смежных профессиональных навыков: маркетинг, продажи, найм, экономика, управление.
- Компенсация дополнительного обучения при достижении успешных результатов.
- Причастность к развитию бренда статусной компании.
- График работы 5/2 (пн-пт) с 10-00 до 19-00.
- Комфортное современное рабочее место в офисе с новым ремонтом на Ленинском Проспекте.
- Экскурсии, пикники, мероприятия, помощь с решением личных проблем.
Чего не будет.
- Бездушного отношения.
- Сплетен, ссор и нездоровой атмосферы.
- Проблемных проектов и строек.
Начинаем работать.
Для начала работы нам надо поговорить. Если вы все это умеете, свяжитесь с нами и расскажите о себе.