Офис-менеджер

О компании: ООО «ЛКМ технологии» в сфере поставок промышленных ЛКМ успешно

работает уже более 20 лет. Мы входим в тройку крупнейших ЛКМ-компаний региона. В

2020 году продажи выросли, несмотря на карантин! Так же стабильно росли продажи и в

2021, 2022 и 2023г годах. Наша продукция всегда востребована, компания стабильная, мы

с прибылью прошли все кризисы, пандемии, СВО и уверены, что в этом году рост будет

еще выше.

Обязанности:

1.Осуществлять организацию бумажного и электронного документооборота в организации, любой входящей и исходящей документации, относящейся к общекорпоративному функционированию.

Подробнее:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов, упорядочение входящей и исходящей документации (писем, договоров, сертификатов, приказов, распоряжений, служебных записок и проч.) в письменном и электронном виде;
• контроль поступления и получения входящей корреспонденции с Почты России, отправка корреспонденции через Почту России, либо почтовых курьеров;

• предварительное рассмотрение и распределение документов;

• информирование о содержании и распределение входящей документации соответствующих подразделений компании (специалист по маркетингу, отдел продаж, логист, бухгалтерия, склад, руководство);

• сохранение и перевод в электронный вид документов в бумажном виде;

• установление структуры, иерархии, наименований папок с файлами и файлов в сетевом пространстве, поддержка и контроль за сохранением установленной структуры, иерархии, наименований;

• составление писем по заданию руководителя, оформление, отправка, контроль получения исходящей документации;

2. Принимать, обрабатывать и распределять по отделам офиса входящие звонки, электронные сообщения, сообщения из мессенджеров, заявки, поступающие с сайта в форме лидов в CRM Bitrix 24. Встречать и направлять посетителей офиса.

3. Осуществлять своевременный контроль бесперебойной работы интернета, сервера, мобильной, и IP телефонной связи, оргтехники, охранной и пожарной сигнализации в офисе, информационных и справочных ресурсов в интернете (Контур закупки, Контур Фокус, СБИС, ЭЦП). Вести всю работу с поставщиками таких услуг, координировать исправление неполадок со специалистами по ремонту и техническими службами;

4. Контролировать обновление колеровочной программы KVIL Color со стороны системных администраторов. Направлять обновленные версии этих программ субдилерам по продукции КВИЛ в регионах. Изменять прайс-листы на компоненты колеровочных систем и отправлять субдилерам.

5. Осуществлять контроль срока годности огнетушителей в офисе, необходимости дозаправки по давлению.

6. Следить за обеспечением офиса, необходимыми материалами, канцелярией и продуктами, поддерживать порядок на выставочном стенде (наполненность товаром, внешний вид товаров и образцов, наличие ценников, их актуальность, чистота, упорядоченность, освещенность) и в офисе в целом. Сообщать ответственным за хозяйственную часть лицам арендодателя о любых нештатных ситуациях в офисе и складе, связанных с обеспечением электричеством, водой и проч.

7. Осуществлять закупки необходимых материалов по заявкам руководителя, отдела продаж, бухгалтерии, зав. складом, колеровщиков.

8. Предпринимать необходимые усилия для экономии средств при закупках.

9. Выполнять поручения руководителя в сфере функциональных обязанностей.

10. Организовать рабочий процесс в CRM BITRIX24: самостоятельная постановка задач по функционалу, выполнение и корректировка самостоятельно поставленных задач в течение дня, выполнение задач, поставленных руководителем.

А также, на время отсутствия логиста выполнять основные функции логиста:

1.Составлять заказы поставщикам товаров и услуг по заданию руководителя, менеджеров отдела продаж, отправлять их поставщикам, вносить изменения в заказы поставщикам. Координировать с поставщиками информацию по наличию заказанных позиций, готовности номенклатур к отгрузке, датам отгрузки, сверять цены поступления в счетах от поставщиков с утвержденными прайс-листами и коммерческими предложениями от поставщиков. Вносить актуальную информацию по действующим поставкам в файл EXCEL, 1С.

1. Размещать заявки компаниям перевозчикам на отгрузку от поставщиков / отгрузку в адрес покупателей. Координировать даты, схемы отгрузки склад поставщика – терминал перевозчика, либо склад поставщика – склад компании. Размещать заявки компаниям перевозчикам на транспортировку со склада компании до покупателей (терминал ТК/ склад покупателя). Вносить актуальную информацию в файл EXCEL по отгрузкам для информирования ответственного менеджера покупателя.

2.Отслеживать баланс и вовремя пополнять топливные карты от ООО «ППР».

3.По запросам от отдела продаж вести расчет стоимости отгрузки в адрес покупателей.

4.Выстраивать маршруты доставки по городу на день. Координировать в этом отношении отдел продаж и водителей компании. Контролировать возврат подписанных УПД по доставленным партиям товаров.

5.Координировать зав. складом в отношении дат, номенклатур и количества поступлений на склад. Согласовывать количество наёмных грузчиков и время их работы, для последующих заявок на компании, поставляющие такие услуги.

Работа ведётся в программах 1С УТ и CRM «Bitrix24». Если у вас нет такого опыта, мы обучим.

оклада оклад 55 000 + 5000 премии за качество работы. Вся зарплата официальная,

вовремя. Аванс 25-го, ЗП – 10 числа каждого месяца. Отпуск летом. Переработок нет. По

достижения стажа в компании 12 мес. по итогам года выплачивается 13 зарплата в

размере оклада.

Соблюдение ТК РФ: Обязательное официальное трудоустройство, отпуск 2\14 или 1\28 и

больничный. В офисе есть отдельно оборудованная кухня с холодильником,

микроволновкой и даже стиральной машинкой. На 1 этаже кафе.

Рабочий день: с 8.30 до 17.30, стандартная рабочая неделя. Офис расположен на Левом

берегу, недалеко от МЕГИ. Адрес ул. Мира 61, корп.1