Бизнес-ассистент генерального директора / Помощник руководителя

Привет, меня зовут Адель, я HR-менеджер ARS MAGNA – топ-агентства в направлениях торгового, потребительского и событийного маркетинга.

Среди наших клиентов – лидеры различных отраслей и крупнейшие бренды, такие как Сбер, Пятерочка, British American Tobacco, Tele2 и многие другие. Известные бренды раз за разом доверяют нам разработку и проведение масштабных consumer и trade активаций, комплексную организацию event’ов с применением digital-инструментов – ведь мы обязательно доведем их до нужного результата и достигнем поставленных целей.

А помогает нам быть эффективными наша самая главная ценность – наша команда. В связи с переездом руководителя и быстрым ростом компании, мы ищем бизнес-ассистента, готового с ноги в дверь вовлечься в бизнес-процессы, обеспечить их стабильное функционирование и поддержать руководство в рабочей рутине.

Что предстоит в работе:

• Финансовые функции:

1. Организация ключевых финансовых процессов и их контроль (ЗП).
2. Ведение статистики по ключевым показателям (RR).
3. Подготовка финансовых отчетов о текущей деятельности (касса, платежный календарь), оплата счетов и получение закрывающих документов.

• Административные задачи:

1. Создание и контроль бизнес-процессов, регламентов в компании.
2. Управление, поддержка и внесение изменений в ERP-систему компании (в сотрудничестве с разработчиками).
3. Заказ офисной канцелярии и административная поддержка в офисе.
4. Работа с CRM (настройка, докуртка), работа в таск-трекере (Todoist), правки на WordPress.
5. Ведение протоколов совещаний и управление документооборотом.

• Работа с персоналом:

1. Организация части процессов, связанных с подбором персонала для руководителя (проведение собеседований, онбординга и HRM).
2. Коммуникация с командой и распределение задач.
3. Поздравление ключевых сотрудников.
4. Поддержание рабочей атмосферы и контроль eNPS.

• Дополнительные обязанности по работе с клиентами:

1. Подготовка счетов и договоров.
2. Проведение аналитики конкурентов в соответствии с инструкциями, сбор данных.
3. Подготовка подарков для партнеров и клиентов.

Для этого тебе пригодится:

• Опыт работы от 1 года в роли бизнес-ассистента ГД.
• Высшее образование.
• Уверенное владение MS Office, желательно опыт работы с ERP, Битрикс24, 1С или умение быстро осваиваться в ПО.
• Готовность к разовым командировкам в Санкт-Петербург.
• Не бояться брать на себя ответственности за результат как в рутинных, так и в нестандартных задачах.
• Умение в day-to-day коммуникации с коллегами, подрядчиками и партнерами.

От нас для твоей эффективной работы:

• Офис на м. Киевская.
• График работы 5/2 с понедельника по пятницу, примерно с 10:00 до 18:00, возможны гибкие начало и конец рабочего дня.
• Индивидуальный подход к уровню дохода с учетом пожеланий кандидата (оклад + KPI).
• Возможность роста до операционного директора и понятная "дорожная карта".
• Оплата и компенсации обучения.
• Профильные и корпоративные мероприятия.
• Ну и, конечно же, работа с амбициозным руководителем, у которого можно многому научиться!