Обязанности:

ведение учета и контроль расписания выполнения различных задач по текущей деятельности проектного офиса и в рамках отдельных проектов;
прямые коммуникации и помощь в контроле и согласовании различных документов и вопросов с внутренним подразделениями компании, в т.ч. финансами, закупками и бухгалтерией;
контроль ведения документооборота по подразделению, в т.ч. с использованием систем 1С и Directum;
помощь в подготовке и согласовании бюджета подразделения;
помощь в подготовке и актуализация типовых отчетов по исполнению проектов;
помощь руководителям проектов в контроле расписания задач проектов и документообороте;
контроль актуальности и состава документации, размещенной в системе Confluence;
участие во внутренних встречах, ведение протокола встреч и контроль его исполнения;
общий контроль соответствия деятельности команды требованиям процедур;
выработка оптимальных шаблонов типовых документов совместно с методологом и контроль их использования в проектах.

Требования:

высшее/ незаконченное высшее образование;
аналитический склад ума;
успешный опыт работы не менее 1 года с документами (договора, отчеты, документы проекта) на аналогичной позиции (координатора/ администратора подразделения или личного помощника руководителя) и системами административного документооборота;
умение четко формулировать свои мысли, грамотная устная речь;
опыт деловой переписки на русском и английском языках, в том числе самостоятельной подготовки официальных писем от имени руководителей компании;
письменный и устный английский язык- не менее уверенного Upper-Intermediate (рабочий язык проектов часто английский) и готовность улучшать его уровень и осваивать отраслевой лексикон;
опыт отслеживания сроков/ расписаний/ исполнения задач параллельно по нескольким проектам/ задачам;
опыт коммуникаций с внутренними подразделениями компаний (закупки, финансы, бухгалтерия, юристы);
уверенный пользователь основных офисных приложений, хорошее знание MS Excel;
планирование, пунктуальность и четкость в своих действиях и отслеживании расписания других;
позитивный характер, легкость в коммуникациях с людьми, открытость в общении;
умение работать в команде в интенсивном графике, доброжелательность, чувство юмора, психологическая устойчивость;
самостоятельность и ответственность за результат, высокая самодисциплина;
желание развиваться и узнавать новое;
понимание принципов управления проектами в области ИТ и знание соответствующей терминологии- преимущество;
опыт работы с MS Project, Jira, Confluence или аналогичных - преимущество;
опыт работы в международных компаниях и проектах- преимущество;
опыт работы с крупными промышленными компаниями и понимание их специфики–преимущество.

Условия:

график работы 5\2, 09:00-18:00, в пятницу до 17:00, обед 45 минут;
работа в офисе – м.Шаболовская в пешей доступности;
международная команда профессионалов на крупнейшем нефтегазовом проекте федерального значения;
срочный трудовой договор с возможностью дальнейшей пролонгации до конца реализации проекта (2026 год) и переходом на другие проекты Компании;
ненормированный рабочий день (+3 дня к основному отпуску 28+3);
100% официальное трудоустройство;
ДМС с начала работы для сотрудника (расширенная программа со стоматологией, массажем, клиниками прямого доступа и др.), страхование жизни и здоровья;
корпоративные программы с фитнес клубами;
корпоративные мероприятия, тимбилдинги (Новогодний и летний корпоративы для всех сотрудников компании);
подарки для детей сотрудников.

Координатор проектного офиса