Обязанности:
- Организация, ведение и контроль делопроизводства и документооборота
- Согласование документов, составление графиков, таблиц по запросу руководителя проекта.
- Ведение деловой переписки, подготовка организационно-распорядительных приказов, служебных записок и т.д.,
- Организация совещаний, решение организационных и хозяйственных вопросов (при необходимости), обеспечение жизнедеятельности офиса.
- Курирование и контроль исполнения поручений руководителя.
- Проверка и подготовка писем (реже презентаций).
- Прием, координация и распределение входящих телефонных звонков и электронной корреспонденции.
- Постановка задач в Bitrix24,
- Передача документов на подпись руководителю, дальнейшее их распределение.
- Ведение реестра рабочих документов.
- Подготовка и направление отчетной документации о выполненных организациями проектах.
- Личные поручения руководителя.
- Контроль за качеством подготовки, правильностью составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству.
- Осуществление оперативной связи со сторонними организациями по вопросам текущей деятельности предприятия, подготовка, анализ, обработка информации, документации, ведение переговоров и принятие решений в пределах своей компетенции, решение вопросов с визами, бронирование отелей, заказ трансфера, авиабилетов.
- Информационно-аналитическая поддержка руководителя; ведение календаря руководителя.
Требования:
- Высшее образование (желательно гуманитарное).
- Знание основ деловой переписки.
- Знание офисных программ, исключительная компьютерная грамотность: полный пакет MS Office, включая онлайн версию MS 365, Excel и PowerPoint, пользование Google Apps на ежедневной основе (Google Docs, Photo, Survey и проч.) , умение пользоваться офисной техникой.
- Знание электронного документооборота 1С ЭДО (обязательно).
- Знание функций слияния документов.
- Желателен опыт работы референтом/ассистентом/помощником первых лиц компании, либо опыт на руководящей должности не ниже начальника отдела, понимание производственных процессов и базовых знаний по экономике промышленного предприятия.
- Опыт ведения делопроизводства, знание ГОСТов делопроизводства и архивного дела.
- Хорошая память, умение работать с большим объемом информации.
- Грамотная письменная и устная речь, знание основ делового этикета.
- Внимательность, чёткость, педантичность в составлении документов.
- Готовность работать в режиме многозадачности, в авральном режиме в конце года.
- Готовность осваивать новые незнакомые направления работы.
- Приветствуется: Опыт технической работы, работы с проектной документацией.
- Обладание личностными качествами: жесткость (умение добиваться исполнения поручений подчиненными), эмоциональная устойчивость, доброжелательность, тактичность, коммуникабельность, умение самостоятельно принимать решения. Развитый эмоциональный интеллект. Аккуратность, оперативность, организованность, пунктуальность выполнения заданий.
Условия:
График работы 5/2, с 09.00 до 18.00 часов, два раза в месяц рабочий день - суббота. Второй выходной в данную неделю работник выбирает в один из будних дней по согласованию с руководителем. З/плата 50000 рублей.
График работы 6/1, Пн-Пт с 09.00 до 18.00 часов, Сб с 09.00 до 17.00 часов - з/плата 60000 рублей.
Оформление по договору (МРОТ + самозанятость).
На время испытательного срока (3 месяца) з/п 40 000 р., (выплаты 2 раза в месяц).
В конце года премия по результатам работы.