Руководитель проектов Event / Event-manager

Кто мы?

Мы придумываем и организуем для наших клиентов различные событийные и корпоративные мероприятия: дни компаний, церемонии награждения, премьеры автомобилей, клиентские и HR-мероприятия, BTL-активности, международные конференции и форумы.

Мы работали в рамках крупных международных мероприятий, таких как: ПМЭФ 2023, ПМЭФ 2021, ПМЭФ 2019, ПМЭФ 2018, МЭФ 2018, МАКС 2017, Фестиваль молодёжи 2017, Олимпийские игры 2014.

Кто нам нужен?

Вы - активный, позитивно настроенный, знаете особенности проведения мероприятий для компаний от нескольких десятков до нескольких тысяч человек: логистику, производство, застройку, реализацию деловой и развлекательной программы. Можете изучить новое направление и подобрать площадки в Токио, организовать марафон в Сочи или спланировать выезд группы к камчатским вулканам.

Что нужно делать?

1. Организация мероприятий для клиентов - проведение конференций, выставок, тренингов, семинаров, бизнес-завтраков, круглых столов, и др.;

2. Управление проектами;

3. Организация выездных мероприятий в количестве не менее 30 человек и выше, по России и за рубеж;

4. Разработка технического задания по проектам для Подрядчиков;

5. Составление и постановка ТЗ с учетом оптимального выбора материалов и услуг для подрядчиков, контроль качества, сроков и реализации;

6. Выбор поставщиков и полный контроль качества оказания подрядчиками услуг клиентам на всех этапах;

7. Сопровождение застройки выстовочных стендов на площадке;

8. Сотрудничество с партнерами-подрядчиками:

• Изучение рынка партнеров-подрядчиков, а также особенностей работы (в т.ч. национальных) с подрядчиками стран проведения мероприятий;
• Поиск и привлечение подрядчиков (отели, транспортные компании и т.п.) для обеспечения оказания услуг клиентам, включая подготовку рекламных и раздаточных материалов, отбор подрядчиков для дальнейшей работы по международным и внутренним стандартам;
• Поиск и привлечение к сотрудничеству локальных партнеров в городах проведения мероприятий;
• Контроль проверки юридической чистоты (due diligence) партнеров и подрядчиков (как по международным и внутренним стандартам компании, так и по стандартам, принятым в конкретной стране);
• Отбор подрядчиков (в том числе по портфолио, рейтингам и пр.) и тестирование (особенно персонала) на предмет соответствия международным нормам и внутренним стандартам;
• Заключение контрактов с партнерами, подрядчиками, контроль своевременной и полной оплаты их услуг;

9. Заключение договоров, контроль и отслеживание оплат и закрытие документов;

• Составление коммерческих предложений (Power point, excel, word);
• Полный документооборот на вcех этапах проекта;

10. Сопровождение и контроль мероприятий и проектов «под ключ»;

Например: Разработка и реализация креативного сценария для клиента; Контроль проведения на площадке ( работа с подрядчиками, тайминг, монтаж и демонтаж); Оформление и заказ сувенирной, печатной и рекламной продукции, согласование макетов; Ведение документации, оформление командировок, бронирование конференц-залов, гостиниц, трансферов; и др;

11. Создание и проведение презентаций; Подготовка презентаций и презентационных материалов для мероприятий и проектов.

12. Разработка коммерческого и маркетингового бюджета;

13. Разработка и внедрение маркетинговых стратегий;

14. Коммуникация с сотрудниками и клиентами; Проведение переговоров с клиентами; Работа в команде; Формирование и подача внутренней отчетности по результатам работы по итогам недели, месяца, года к отчетным собраниям;

Условия:

• Заработная плата по результатам собеседования;
• Работа в офисе (м. Белорусская);
• График 5/2 с 10:00 до 19:00;

Отличная команда, крупные клиенты, интересные задачи и всё, что нужно для создания запоминающихся событий!