Наш секретарь — это важный элемент успешной работы офиса. Вы будете работать с разными отделами Компании, и будете постоянно вовлечены в жизнь всех сотрудников.
Вы узнаете о бизнесе Компании, и будете непосредственно активно участвовать во всем процессе делопроизводства.
Компания предоставляет возможность профессионального роста и развития.
ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
РЕСЕПШЕН: Прием и распределение телефонных звонков. Ведение табеля рабочего времени/графика посещения сотрудников. Работа с оргтехникой. Поддержание офиса в образцовом порядке. Помощь руководству компании.
ОФИС. ПОЧТА и ДОКУМЕНТООБОРОТ:
Сортировка входящей почты (в том числе и электронной). Сбор почтовой корреспонденции в головном офисе холдинга. Прием, отправка факсов и писем. Ведение реестра входящие-исходящие. Ведение документооборота.
- Встреча гостей. Чай, кофе для посетителей.
- Подготовка и отправка почтовой службой образцов продукции клиентам. Поиск оптимизации по стоимости.
- Прием и распределение звонков , мини-АТС
- Поддержание порядка и чистоты в офисе. Поддержание в рабочем порядке кофе машины, чистоты, закупка необходимых продуктов для приготовления чая, кофе.
- Контроль наличия и заказ канцелярских товаров. Оптимизация расходов.
- Мониторинг услуг от бизнес-центра и по сервисным компаниям. Контроль по срокам, закрывающим документам, качеству услуг, стоимости и т.д. Координация работы с бизнес-центром (карточки сотрудникам, пропуска, документооборот)
- Контроль за получением закрывающих документов для бухгалтерии по офисному помещению и другим контрагентам, связанным с офисом (интернет, мобильная связь, travel agency, отели, и т.д.)
- Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцтоваров, воды, чая, кофе, хоз. товаров
- Оформление почтовых отправок. Реестр. Почта России, курьерские службы. Контроль за доставкой, сроки, стоимость.
- Корпоративная мобильная связь. Стоимость, тарифы, контроль и оптимизация расходов.
- Работа с оргтехникой. Поддержание оргтехники в рабочем состоянии.
ДОКУМЕНТООБОРОТ:
Ведение внутреннего документооборота. Ведение реестра. Сканирование и копирование документов.
- Оформление виз, заказ авиа-, железнодорожных билетов, отелей и т.д. Работа с travel agency.
- Письменные переводы с/на английский язык по мере необходимости (деловая переписка, описания продуктов и техническая документация)
- Оформление доверенностей, приказов, приглашений для иностранных гостей
- Выполнение поручений руководства.
- Участие в выставках, работа на стенде компании.
Требования:
- Высшее образование .
- Представительный вид.
- Основы делопроизводства, деловой этикет, ПК - уверенный пользователь (офисные программы, интернет), знание оргтехники.
- Умение правильно расставлять приоритеты при выполнении задач; четко и быстро выполнять поручения. Умение работать в режиме многозадачности
- Разговорный английский язык и опыт письменных переводов будет считаться плюсом.
- Дисциплинированность; Опыт работы с цифрами.
- Ответственность, внимательность, проявление инициативы;
- Доброжелательность и умение работать в коллективе.
Мы предлагаем:
- Работа в стабильной компании. Возможность карьерного роста.
- Расположение офиса - м. Автозаводская (7 мин пешком от метро) в новом бизнес центре.
- Полный рабочий день на территории работодателя
- Пятидневная рабочая неделя с 9.00 до 18.00
- Оформление по ТК. Оклад указан до выплаты налогов НДФЛ.
- Компания предоставит ДМС после 3х месяцев успешной работы
- Дополнительно:
Если сотрудник проявляет активное отношение к работе, инициативен, берет на себя дополнительную нагрузку, Компания предоставляет возможность получения дополнительной квартальной премии в размере до 15% к квартальному окладу и плюс годовую премию в зависимости от результатов Компании и вклада сотрудника.