Офис-менеджер / Помощник руководителя

1. Входящие звонки / переадресация звонков
2. Документооборот организации: входящие, исходящие письма, внутренняя переписка, регистрация, учет, хранение, архивирование, подготовка отчета по входящей/исходящей документации (на 1-е число следующего месяца за отчетным).
3. Прием и отправление документов: курьерские службы, почта России.
4. Организация командировок руководителя / сотрудников: заказ авиа-и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
5. Обеспечение жизнедеятельности офиса: канцелярия, расходные материалы, чай, кофе, питьевая вода, работа офисной техники, оргтехники, иное оборудование/организация ремонтных работ и вызов специалистов – по необходимости.
6. Взаимодействовать с коммунальными службами, управляющей компанией.
7. Координирование и контроль работы водителя, курьера, уборщицы (прием заявок, составление графика).
8. Организация встречи гостей: заказ пропусков, чай-кофе / Организация приема посетителей руководителя
9. Организация поздравлений сотрудников (дни рождения).
10. Своевременное формирование, утверждение и контроль исполнения плана дня руководителя организации
11. Принятие поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции / Контроль качества поступающей на подпись руководителя документации: стилистика, орфография, пунктуация, комплектность.
12. Фиксирование и передача служебной информации руководителю, поступившей за время его отсутствия, организация проведения телефонных переговоров руководителя
13. Организация сбора отчетов в соответствии с утвержденным регламентом о предоставлении отчетов и передача их на бумажном носителе, либо в электронном виде руководителю
14. Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний/ контроль исполнения пунктов протокола
15. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя.
16. Выполнение отдельных служебных и личных поручений руководителя
17. Организация праздников и мероприятий
18. Ведение календаря поздравлений ключевых сотрудников контрагентов, коллег, друзей и родственников руководителя; поиск, выбор, заказ, покупка и отправление подарков
19. Участие и контроль в разработках проект-дизайнов подарочной продукции, пакетов, открыток, спец. одежды, сайта и пр., заключение договоров с компаниями, подбор альтернативных вариантов по финансовым договоренностям.

Требования:

1. Компетентность в данной профессии

2. Желание развиваться на данной позиции

1. Соблюдение Трудового Кодекса Российской Федерации;

2. Комфортный офис на территории Центра международной торговли (м. 1905 года);

3. График работы: 5/2 с 08.00. до 17.00. (пятница до 16.00.).