Офис-менеджер/секретарь

Обязанности:

- прием и фильтрация входящих звонков;

- рассылка технических уведомлений клиентам;

- мониторинг общей почты и распределение по отделам;

- ведение рабочего графика прихода/разъездов/ухода сотрудников;

- прием и обработка входящей̆ и исходящей̆ корреспонденции;

- организация онлайн совещаний через платформу Яндекс Телемост и оповещение участников;

- обеспечение жизнедеятельности офиса, поддержание внутреннего порядка в течение рабочего дня;

- работа с оргтехникой: печать, копирование, сканирование;

- прием и отправка корреспонденции, работа с курьерскими службами;

- организация приема посетителей (заказ пропусков электронное);

- приготовление кофе/чая для руководителей и гостей;

- заказ воды, конфет и других расходников по офису;

- организация рабочих мест для новых сотрудников;

- контроль клининговой службы;

- взаимодействие с администрацией бизнес-центра (пропуска – вовремя отнести заявку на машину и для новых сотрудников) (мелкие административные и инженерные вопросы – замена лампочек и тд)

- обеспечение счетов и своевременной оплаты, предоставление закрывающих документов в бухгалтерию;

- авансовые отчеты, отчеты по такси;

- участие в организации мероприятий в Турцию ( рассылка приглашений клиентам);

- заказ подарков для вип клиентов;

- организация – кейтеринг, кофе-брейк;

- Заказ визиток, каталогов, календарей, ежедневники и тд;

Требования:

Опыт работы в аналогичной должности от 1 года;

Опытный пользователь ПК (MS Office, Outlook)

Мобильность, активность, внимательность, ответственность

Условия:

• Пятидневная рабочая неделя с 9.00 до 18.00, полный рабочий день

  · Обучение;

  · Место работы на территории работодателя (город Москва)

  · Московский офис (отдел продаж)

  Деловой квартал «Loft Ville». Москва, Павелецкая набережная