Специалист по документационному обеспечению

Обязанности:

ДОГОВОРНАЯ РАБОТА:

- создание, распечатка, подписание договоров (доп. соглашений, приложений к договорам), отправка и контроль подписания договоров в ЭДО.

- документальное сопровождение договоров: получение и проверка копий документов, контроль поступления оригиналов документов от поставщиков и клиентов, архивация.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО:

- обеспечение работы с распорядительными документами Общества по направлению деятельности;

- разработка, подготовка, регистрация распорядительных документов, писем, организация подписания;

- обеспечение процесса учета, архивирования распорядительных и договорных документов Общества:

- приём, первичная обработка, распределение и передача на рассмотрение исполнителям внешней и внутренней корреспонденции;

- прием, распределение и направление документации в соответствующие структурные подразделения Общества;

- осуществление отправки и получения корреспонденции через почтовые отделения и курьерскую службы;

- внутренний учёт входящей, исходящей корреспонденции, формирование статистических данных;

- контроль сроков исполнения документов и поручений руководителя Общества;

- работа с печатями и штампами Общества;

- участие в разработке номенклатуры дел и организации экспертизы ценности документов;

- ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности;

- разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

ОБЯЗАННОСТИ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА:

- Прием и распределение входящих звонков.

- Выписка (заказ) пропусков, организация проезда контрагентов на территорию.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОФИСА:

- Сбор заявок на канцтовары, воду, кофе, мебель, компьютерную технику, офисные принадлежности, заказ, получение, приемка, возврат некачественного товара, организация доставки, сборки.

ВЫПОЛНЕНИЕ РАСПОРЯЖЕНИЙ РУКОВОДИТЕЛЯ:

- Организация и подготовка заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня;

- Подготовка и отправка служебных записок, сбор входящих поручений, предоставление обратной связи руководителю по текущим вопросам, обработка входящих писем. Контроль новых поручений в программах КАНЦЛЕР и Битриксе 24;

Требования:

Высшее образование.

Уверенный пользователь офисных программ, Excel, Word.

Ответственность, грамотная устная и письменная речь, доброжелательность, активность, личная организованность, внимательность, умение и желание работать в режиме многозадачности.

Условия:

Официальное трудоустройство по ТК РФ,

Полностью «белая» зарплата,

Работа в офисе,

График работы: Пн-Чт 8.00-17.00, Пт 8.00-15.45