Секретарь-администратор/офис менеджер БЦ

Обязанности:

Административный контроль за работой пропускного пункта: осуществление взаимодействие с арендаторами, прием звонков, помощь гостям и сотрудникам по общим вопросам

Осуществление поддержки отдела аренды и службы охраны при переездах/съездах арендаторов: введение контроля возврата пропусков, поддержание порядка в зоне хранения ключей/в зоне почтовых ячеек

Прием и отправка корреспонденции Работодателя

Контроль за соблюдением арендаторами правил эксплуатации бизнес-центра

Отслеживание движения первичной документации Работодателя

Обработка входящей и исходящей корреспонденции, ее учет и направление в соответствующие отделы организации

Передачи для исполнения необходимой документации от руководителя

Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением

Введение электронной базы документов

Обеспечение мер по сохранности необходимой документации

Участие в описи документов

Помощь руководителю в организации приема посетителей

Прием заявок и приобретение расходных материалов/необходимых канцелярских принадлежностей для работы бизнес-центра

Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях

Контроль и введение реестров почтовых ячеек, табличек на офисах арендаторов