Офис-менеджер с функциями личного помощника

Чем предстоит заниматься:

• Встреча гостей и клиентов Компании;

• Личные поручения руководителя;

• Ведение календаря руководителя;

• Взаимодействие с курьерскими службами, организация обмена документами с клиентами и контрагентами;

• Коммуникация с клиентами Компании: создание чатов под каждый проект, контроль подписания договоров и обмена документами, подтверждение встреч руководителя с клиентами (обзвон, переписка);

• Работа с пропусками: заказ пропусков в БЦ, организация постоянных пропусков сотрудникам, заказ пропусков на объекты (в т.ч. контроль выполнения заявок на пропуска);

• Travel-поддержка (заказ авиабилетов, ЖД-билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка и т.д.), организация командировок сотрудников;

• Поддержание чистоты и атмосферы уюта в переговорных и общих зонах офиса;

• Административно-хозяйственные вопросы: контроль наличия и заказ канцелярии, воды, чая, кофе и пр. расходников в офис; контроль чистоты и порядка на территории офиса; взаимодействие с клининговой службой; взаимодействие с арендодателем по текущим и хозяйственным вопросам; при необходимости организация ремонтных работ (в том числе косметический ремонт); контроль исправности бытовой техники и своевременная организация ремонта/замены и пр.;

• Ведение хоз. договоров (контроль пролонгации и своевременности оплаты - аренда, интернет, корпоративная мобильная связь и пр.);

• Прием и распределение телефонных звонков;

• Организация встреч с клиентами и партнерами;

• Работа с документами: печать и сшивка договоров и проектной документации, сканирование документов и т.п.

Что для нас важно:

• Опыт работы в качестве офис-менеджера или личного помощника руководителя от 3-х лет;

• Отличные организаторские навыки;

• Умение работать в режиме многозадачности;

• Умение ладить с людьми, найти подход к каждому;

• Умение правильно расставлять приоритеты;

• Доброжелательность, позитивное отношение к людям;

• Пунктуальность;

• В период высокого сезона готовность быть на связи в том числе в выходные дни.

Работая в нашей Компании, Вы получаете:

• Оформление по ТК РФ;

• Конкурентоспособный уровень з/пл (окончательное предложение формируется по итогам собеседования, с учетом опыта работы и навыков конкретного кандидата);

• Дружественную и позитивную обстановку на рабочем месте, всестороннюю поддержку коллег;

• Открытая корпоративная культура: у нас все на “ты”, включая учредителей, и нет дресс-кода, есть возможность транслировать свои идеи и их реализовывать;

• Работу в красивом, светлом офисе;

• Испытательный срок 3 месяца;

• График: 5/2 с 9.00 до 18.00;

• Офис в пешей доступности от м. Тушинская;

• Стабильные, своевременные выплаты 2 раза в месяц.