Делопроизводитель

Строительной организации требуется делопроизводитель (дополнительно возложены обязанности офис-менеджера), непосредственное подчинение главному бухгалтеру, работа в приемной организации, связана с нечастыми выездами на строительные объекты, к контрагентам в городе Омске для подписи документов.

Обязанности:

• Работа с договорами от этапа подготовки к заключению договора до заключения договора и организации хранения: сбор необходимой документации, подготовка служебной записки, заполнение шаблонов договоров, оформление протокола разногласий, внесение изменений в договор, согласование с руководителями подразделений, контроль подписания, архивирование, прием, отправка по ЭДО в том числе.
• Подготовка документов для ответов на запросы контролирующих органов, контрагентов, для передачи юрисконсульту, по запросам работников: подборка документов совместно со специалистом соответствующего подразделения, копирование, заверение, сканирование, отправка.
• Подготовка исходящих писем, предварительная проверка документов на отсутствие грамматических ошибок и опечаток.
• Ведение протоколов совещаний.
• Оформление пропусков на работников/автотранспорт, заявки на ввоз/вывоз материальных ценностей, инструмента, инвентаря.
• Организация работы с посетителями организации.
• Прием, сортировка и регистрация входящей/исходящей/внутренней корреспонденции, организация текущего хранения документов, организация и контроль подписи корреспонденции, отправка корреспонденции (электронно, почта, нарочно и т.д.)
• Организация и ведение архива организации, в том числе электронного, обеспечение сохранности документов.
• Организация подписания документов как внутренних по организации, так и у контрагентов, отслеживание местонахождения и контроль возврата для последующего архивного хранения.
• Подписание документов на объектах организации.
• Прием и распределение телефонных звонков.
• Копирование, сканирование, распечатка, заверение, обработка и отправка корреспонденции (электронно, почта, нарочно).
• Создание и ведение реестров: исходящих/входящих корреспонденции и звонков, договоров, выданных пропусков, заказов для нужд офиса, контроля подписания документов и выполнения поручений.
• Обеспечение бесперебойной работы офиса: заказ воды, канцелярии, чай, кофе, картриджей для принтеров; вызов специалистов для ремонтных работ в офисе и т.д.
• Поиск информации по запросам руководителей.
• Выполнение поручений директора, главного бухгалтера, главного инженера, директора по персоналу.

• Знание основ делопроизводства и документооборота, навыки деловой переписки, знание этики делового общения.
• Ответственность, внимательность, исполнительность, умение работать с большим объемом разнообразной информации.
• Аналитически склад ума.
• Знание гражданского законодательства, руководящих материалов по ведению делопроизводства.
• Уверенный пользователь ПК, офисных программ, компьютерной техники.

• Место работы: Омск, 3-я Северная, 9
• Трудоустройство согласно ТК РФ.
• Ежегодная индексация