Офис-менеджер

"Идеал Стандарт Солюшенс" российская компания, продвигающая на российский рынок высококачественную продукцию для ванной комнаты под известными международными брендами Ideal Standard и Vidima.

Идеал Стандарт Солюшенс

приглашает кандидатов на должность

Офис-менеджер

Место локации в г. Москва

Основные задачи

Ведение административно-хозяйственной деятельности Московского офиса компании
Ведение закрепленных договоров, включая подготовку писем, запросов, заполнение форм, сбор документов.

Основные обязанности:

Отправка заявки на создание вендора, создание ПО в системе по закрепленным поставщикам (аренда офиса, склада, связь, аренда авто, ремонт и обслуживание авто, ДМС, обслуживание офиса и орг. техники, корп. мероприятия и т.п.)
Предоставление первичных документов в финансовую службу после даты оказания услуги
Организация отправки материалов и почты по запросам отделов компании. Организация потока информации в офисе. Принимает, сортирует и направляет входящую корреспонденцию, подготавливает исходящую почту, е-мейлы и посылки; организует специальные посылки в том числе с использованием курьерской службы.
Контроль использования автомобилей компании и автомобилей, находящихся в лизинге. Своевременность организации процедур постановки на учет, страхования, ремонта, обслуживания, штрафы и т.п. После продажи/замены автомобиля предоставления сведений в финансовую службу в утвержденном формате. Своевременная и полная регистрация штрафов ГИБДД в реестре.
Ведение договора с мобильным оператором по корпоративной мобильной связи. Контроль исполнения договора и соблюдения лимитов. Контроль над корректностью выставления сумм со стороны поставщика, своевременное исключение несвязанных с заявками сумм
Своевременное заключение контракта по ДМС для сотрудников компании
Организация процедуры и контроль исполнения хранения и отправки материалов, образцов, posm на складе компании.
Организация хозяйственной части корпоративных мероприятий как в офисе, так и за его пределами.
Обеспечение административной поддержки на всех уровнях организации. Своевременно заказывать запасные части для оборудования, канцелярские товары и продукты.
Помощь директору компании в организации различных вопросов хозяйственной деятельности компании.

Основные требования:

Успешный опыт работы на аналогичной позиции
Высшее образование
Опыт работы в международной компании будет являться преимуществом

Личные качества:

Хороший уровень коммуникативных навыков, как устных, так и письменных
Высокая мотивация, энергичность и дисциплинированность
Навыки ведения переговоров
Сильная ориентация на качество и результат
Креативность и инициативность

Технические навыки:

Знание специфики работы офис-менеджера.

Условия:

Социальный пакет согласно ТК РФ (дополнительно: ДМС, компенсация моб.связи, участие в корпоративных мероприятиях и тренингах)
Система поощрений, базирующаяся на результатах работы.