Обязанности:

Выполнение задач, поставленных Руководством.
Обеспечение входящих и исходящих звонков, организация конференц- (многосторонних) звонков, контроль за работой офисных телефонов и немедленное информирование специалистов технической поддержке о возникновении проблем со связью.
Фиксация входящих и исходящих звонков и их обработка в CRM Bitrix24 в соответствии с внутренними инструкциями (своевременная обработка поступающих лидов, простановка соответствующих статусов и пр.).
Учет и распределение поступающей информации, своевременная передача документов, сообщений и информации соответствующим сотрудникам (письменно или устно) в соответствии с внутренними инструкциями по документообороту.
Осуществление технической помощи сотрудникам (копирование, печать, сканирование и пр.).
Планирование, координация и ведение рабочего графика сотрудников: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований.
Организация проведения собеседований: ведение расписания собеседований, бронирование времени для конференц-видеосвязи (онлайн-собеседование) и переговорных, фиксация статусов.
Поддержка порядка во всех общих офисных зонах и кабинетах Руководства: зона ресепшен, кабинеты Генерального директора и партнеров, переговорные комнаты (чистота, расстановка мебели, полив цветов, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность, наличие воды), кухня (чистота, своевременная чистка мусорного ведра, отсутствие грязной посуды и крошек, отсутствие испорченных продуктов в холодильнике, чистка кофемашины по графику)
Организация приема посетителей: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность).
Ведение расписания переговорных комнат.
Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий, своевременная их передача соответствующим сотрудникам. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции (документы, письма, факсы, письма по электронной почте) в соответствии с внутренними инструкциями по документообороту.
Составление и редактирование деловых писем
Подготовка презентаций для внешних мероприятий и внутренних нужд компании.
Организация поездок и командировок сотрудников (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.).
Поддержка достаточности наличия необходимых расходных материалов для работы сотрудников офиса (заказ воды, канцелярии, картриджей, принадлежностей для кухни и пр.) – ежемесячное составление списка необходимых принадлежностей и оформление заказа
Взаимодействие с обслуживающим офис персоналом, своевременный вызов уборщицы, сантехника, электрика и пр. при возникновении необходимости, информирование руководства о поломках и внештатных ситуациях в офисе.
Выполнение поручений Руководителей департаментов.

Требования:

высшее (незаконченное высшее) образование;
опыт работы на аналогичной позиции от 1 года;
знание делового этикета, правил делового общения, ведения телефонных переговоров;
знание ПК (MS Office) и офисной оргтехники;
знание CRM-системы Bitrix24 (приветствуется);
умение вести деловую переписку;
владение правильной речью и письмом;
соответствующий профессиональный имидж;
презентабельность;
дипломатичность, умение проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах;
умение находить взаимопонимание с руководством, коллегами, клиентами;
стрессоустойчивость, доброжелательность.

Условия:

Заработная плата - 70 000 рублей - gross, оформление по ТК РФ;
ДМС после прохождения испытательного срока
Испытательный срок 3 месяца
Рабочий день 5/2 : 9:00-18:00, пт 9:00-17:00

Офис-менеджер