Крупная компания, лидер на рынке высококачественного оборудования премиум-класса (немецкое отопительное оборудование), с большим мировым опытом и лучшими традициями, открывает вакансию Административный ассистент (единственный Административный ассистент компании).

Присоединяйтесь к нашей команде. Мы работаем над крупными, инновационными и стратегическими проектами продаж оборудования лидирующих брендов.

ЧТО ВЫ БУДЕТЕ ДЕЛАТЬ:

Поддержка работы офиса и коммуникация с коллегами

Жизнеобеспечение головного офиса, где работают 35 человек (заказ пропусков, канцелярских товаров, продуктов для кафетерия офиса, пополнение аптечки)
Административно-хозяйственная поддержка офиса (взаимодействие с управляющей компанией бизнес-центра Рига-Ленд по вопросам парковки, клининга, с инженерной службой и службой охраны).
Авторизация счетов на оплату, относящихся к хозяйственной деятельности компании, в базе 1С (закупки продуктов, воды, хозяйственных/канцелярских товаров и т.п.)
Взаимодействие с корпоративными поставщиками офисных услуг (курьерские службы, такси, договорная работа, отслеживание тарифов, участие в тендере и в пролонгации договоров)
Контроль работы кофемашины, освещения, вентиляции в офисе.
Контроль качества уборки офиса.
Доведение до сотрудников информации о событиях компании, поступающих от руководства и других сотрудников компании (email рассылки)
Прием/отправка почтовой корреспонденции (сотрудники самостоятельно формируют заявку на отправку и передают пакет для отправки Административному ассистенту на отправку).
Корректировка макетов визиток и размещение заказов на их изготовление.
Помощь в подготовке корпоративных мероприятий (корпоратив 1 раз в год, дни рождения, спортивные активности).
Проверка, сортировка электронных писем, поступающих на корпоративную почту компании, пересылка коллегам.

Административная поддержка документооборота департамента продаж, коммерческого/ генерального директора

Контроль документации по командировкам руководителя (получение пакета документов от сотрудников, введение в 1С, контроль оформления, передача пакета в бухгалтерию).
Составление документов для получения виз руководству.
Оформление отчета по командировкам руководства.
Покупка билетов/гостиниц для командировок руководства.
Составление авансовых (финансовых) отчетов по бизнес-расходам руководителя.
Подготовка отчетов по продажам компании (сбор, консолидация и отправление отчета руководителю), ежемесячно.
Помощь коммерческому директору в подготовке презентаций департамента.
Архив договоров (бумажный и электронный) департамента продаж (архивирование, сканирование и размещение в интранет компании).
Назначение онлайн встреч сотрудников коммерческого департамента и общих конференций сотрудников компании.

Звонки и прием посетителей офиса

Прием и распределение входящих звонков (с помощью секретарей автономного колл-центра), редко.
Организация встреч посетителей офиса компании (организация парковки и пропусков на транспорт), редко.
Встреча и сопровождение посетителей офиса (гостей компании) на переговоры или на обучение в учебный центр компании (ориентация в офисе, размещение, угощение напитками), редко.

ЧТО У ВАС ДОЛЖНО БЫТЬ:

Российское гражданство, желательно проживание недалеко от офиса бизнес центра Рига Ленд (Северо-Запад/Запад/Север Москвы, Красногорск, Нахабино, Звенигород)
Коммуникабельность, приветливость, эмоциональный интеллект.
Способность работать в режиме многозадачности, энергия, инициативность, результативность.
Самостоятельность: ответственность, самоорганизация.
ПК: уверенный пользователь Excel, Power Point, MS Outlook, Яндекс-ресурсы.
Владение английским языком приветствуется, но не является обязательным требованием (небольшие самостоятельные переводы или привлечение бюро переводов).
Высшее образование или студент заочного отделения с возможностью работы по графику полного рабочего дня.
Желание развиваться и сделать карьеру в компании (долгосрочное сотрудничество).
Рассматриваем кандидатов в том числе без опыта работы, при наличии мотивации к работе и хорошей обучаемости.

ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ:

Мировая компания с огромным опытом.
Очень хорошая рабочая атмосфера. Большие возможности для развития.
Менеджеры доверяют людям и дают возможность работать независимо.
Конкурентоспособный оклад, годовой бонус.
Оформление в штат, соблюдение трудового законодательства.
График работы 5/2, 9.00-18.00, сб/вскр – выходные дни, короткая пятница 9.00-16.00.
Ноутбук, телефон, мобильная связь.
ДМС.
Оплата больничных 2 недели в год.
Бесплатный автомобильный паркинг для сотрудников.
Кафетерий в офисе – напитки, фрукты, снеки для сотрудников.
Кафе, магазины, фитнес на территории Бизнес-центра Рига Ленд.
Корпоративные скидки в фитнес-студию/бассейн на территории Бизнес-центра Рига Ленд.
Комфортное рабочее место, современный офис.
Полноценное качественное обучение со стороны работающего в настоящее время Административным ассистентом, с передачей дел.
Работа в комфортном современном офисе бизнес-центр Рига-Ленд, локация в 30 минутах на бесплатном корпоративном шаттле от м. Строгино, м. Щукинская или от ст. Павшино /Красногорск (МЦД) 15 минут.

Пожалуйста, в сопроводительном письме сообщите, почему именно Вы соответствуете нашей позиции. Указывайте уровень желаемой заработной платы, если он не указан в резюме.