Обязанности:

В ваши обязанности будет входить:

Административные задачи:

- Прием и обработка телефонных звонков.

- Осуществлять предварительную запись на встречи с руководством.

- Ведение деловой переписки:

- Прием и отправка почты, факсов, электронных писем. Составление и отправка писем, запросов, ответов на запросы.

- Подготовка и оформление деловых документов (контрактов, договоров, протоколов и т.д.).

Организация встреч и мероприятий:

- Планирование и бронирование конференц-залов, переговорных комнат.

- Подготовка презентаций и материалов для встреч.

- Организация кофе-брейков, обедов и других мероприятий.

- Обеспечение присутствия необходимых материалов и оборудования для встреч.

Ведение календаря руководителя:

- Создание и ведение расписания встреч, телефонных звонков.

- Оповещение руководителя о предстоящих событиях.

- Изменение графика в случае необходимости.

Контроль за исполнением поручений:

- Запись поручений руководителя, контроль за их выполнением.

- Отслеживание сроков и результатов.

- Предоставление отчетов о выполненных задачах.

Ведение документации:

- Архивирование документов, создание и ведение электронных баз данных.

- Подготовка отчетов, презентаций.

- Контроль за соблюдением сроков исполнения задач и документов.

Организация командировок:

- Бронирование билетов, отелей, автомобилей, составление маршрутов.

- Оформление виз и приглашений.

Обеспечение жизнедеятельности офиса:

- Заказ канцтоваров, расходных материалов, оборудования.

- Контроль за чистотой и порядком в офисе.

- Организация работы курьеров, уборщиц и других обслуживающих сотрудников.

Работа с поставщиками:

- Сбор информации о поставщиках, сравнение предложений, выбор оптимального.

- Согласование покупки товаров/услуг и подготовка документов на оплату.

Требования:

Обязательные навыки:

- Знание иностранного языка (английский) для осуществления устных и письменных переводов.; знание китайского будет преимуществом.

- Умение работать с офисной техникой, программным обеспечением.

- Коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость.

- Ответственность, исполнительность, организованность.

Условия:

Мы предлагаем:

- работу в международной торговой китайской компании

- график работы ПН – ПТ с 09:00 до 18:00;

- комфортабельный офис в «Москва-Сити»;

- своевременная выплата заработной платы;

- оформление по договору ГПХ с ежегодной пролонгацией;

- возможность профессиональной реализации в компании с международными партнерами и интересными проектами

Офис-менеджер со знанием английского языка