Секретарь-делопроизводитель

Обязанности:

- Прием и распределение входящих звонков и почты коммерческих отделов,

- Оформление документов: счетов по договорам, счет-фактур к актам выполненных работ;

- Сопровождение передачи первичной документации внутри предприятия, ведение реестров документации;

- Контроль прохождения этапов согласования счетов на оплату. Передача в оплату;

- Контроль ведения реестра «Регистрация счетов», «Регистрация договоров», реестра Исходящих и Входящих писем. Контроль своевременного предоставления исходящих и входящих писем;

- Ежедневное распределение обязанностей для курьеров и координация их деятельности в течение дня;

- Ежедневное ведение табеля учета рабочего времени на сотрудников подразделения и передача сведений в отдел персонала;

- Прием заявлений на отпуск, на отгулы, свой счет, и т.п.

- Оформление служебных заданий на командировки. Проверка полноты авансовых отчетов.

- Обеспечение хранения документов.

- Выполнение поручений руководителя;

- Работа с офисной техникой.

Требования:

• Опыт организации делопроизводства и ведения номенклатуры дел;

• Желателен опыт работы с Программами «Документооборот в компании» и CRM

• Желателен опыт ведения кадрового делопроизводства, в том числе табеля рабочего времени;

• Базовые знания 1С, офисного пакета программ;

• Умение использовать оргтехнику.

• Грамотная письменная и устная речь.

Условия:

• Работа в строительно-монтажной компании, осуществляющей также продажу теплотехнического оборудования.
• Оформление по ТК РФ.
• Пятидневная рабочая неделя, график с 9-00 до 18-00.
• Испытательный срок 3 месяца.
• ДМС после испытательного срока.
• Офис около метро Нарвская - 10 минут пешком.