Апельсин myapelsin.ru - это новый сервис лояльности, который объединил лидеров рынка: Альфа-Банк, Х5 Group, Альфа-Страхование, Билайн и другие компании.

В Департамент по операционной деятельности открыта позиция Офис-менеджера/делопроизводителя.

Задачи:

Заказ ТМЦ (канцелярия, продукты, хозяйственные товары и другие ТМЦ по направлению) организация и контроль, и обеспечение бесперебойной работы офиса
Ведение деловой переписки, внутренней и с контрагентами
Документооборот компании- полный цикл, приём регистрация входящей/ исходящий документации, распределение полученных документов по ответственным менеджерам
Передача документов на подписание руководителям ТОП, проверка полномочий для подписания
Архивация бумажного и электронного вида документов организации
Работа в системах 1С Документооборот, Контур Диадок и др. системах Общества
Организация совещаний (встреча посетителей, пропуска)
Забор и отправка документов с Почты России
Отправка и получение документов/доставка Курьерскими службами
Регистрация приказов Общества контроль актуальности ВНД и сроков исполнения в части изменений конкретного приказа
Регистрация доверенностей контроль сроков действия обновление, запуск согласования в компании
Создание авансовых отчётов, заведение в 1С
Оперативное решение задач, поиск, обработка и сбор информации по требованию руководителя
Контроль получения закрывающих документов по договорам, относящимся к подразделению по направлению деятельности, взаимодействие с поставщиками
Контроль исполнения лимитов корпоративного такси, взаимодействие с сотрудниками и поставщиком
Помощь в организации командировок, взаимодействие с подрядчиком и сотрудниками компании по вопросам лимитов и получения закрывающих документов, созданием отчётов
Выполнение поручения руководителя, замещение руководителя на период его отпуска

Ожидания:

Знание что такое первичная документация (акты, товарные накладные, УПД и тд)
Наличие опыта работы в системе электронного документооборота
Навыки системного подхода в выполнении поручений (организованность, приоритет и контроль исполнения) обязательны
Навыки подготовки документов к архивному хранению
Опыт работы в 1С ДО
Опыт в автоматизации документооборота и интеграции систем ЭДО будет преимущественным
Уверенный пользователь Word, Excel, Power Point , 1С: Документооборот, Контур диадок

Условия:

График работы: 5/2, с 9:00 до 18:15 (в пятницу — до 17:00)
Офисный формат работы
Развитая система компенсаций и льгот
Страхование жизни и здоровья
Скидки в магазинах сети Х5 («Пятёрочка», «Перекрёсток»)
Программа привилегий Prime-zone (скидки на товары и услуги и специальные предложения от компаний-партнёров)

Офис менеджер - делопроизводитель