Секретарь-делопроизводитель

Обязанности:

• Регистрация входящей и исходящей информации, регистрацию протоколов совещаний, рассылка протоколов совещаний, протоколов рабочих групп, рассылает протоколы и доп. документы (планы, таблицы) участникам встречи, представителям Заказчика (при необходимости).

• -Заключение Договоров с подрядчиками по доставке информации (Почта России), экспресс сервисов, взаимодействует с курьерами, контролирует доставку документов, мелких пакетов.

• Ведет контроль исполнения документов, исполнения распоряжений покомпании (основание Приказы по организационной деятельности), задач, указанных в Протоколах. Принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

• Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись -руководству предприятия, подбирает материалы и документы, с которыми должен ознакомиться руководитель.

• Распечатывает итоговую версию согласованных Договоров, прикрепляет Лист согласования, подает на подпись руководителю.

• Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение (посредством звонков, рассылок, личных контактов).

• Занимается организацией деловых встреч и переговоров — собирает информацию, оповещает участников о времени и месте, повестке дня, регистрирует участников, ведет протоколы совещаний.

• Ведет прием посетителей. Организует их комфортное пребывание в офисе.

- Ведет реестр текущих и плановых командировок, заказывает билеты, визы, бронирует гостиницы в рамках Тревэл полититики компании.

- Ведет деловую переписку по заданию Руководителя.Оформляет контрольные пропуска для гостей, встречает и провожает их к месту деловой встречи в офисе.

- Формирует дела в соответствии с заказывает номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

-Своевременно делает заявку обеспечение офиса водой и канц.товарами, заявки на устранение технических неполадок (ПК, телефония, и т.д.)

-Обеспечивает своевременную организацию и сопровождение командировок Заместителя ГД (заказ билетов, гостиниц, виз, координацию встреч если их несколько).

-Проводит отбор поставщиков услуг сотовой мобильной связи. Заключает Договор, сопровождает его весь период действия. (Мегафон), контролирует платежи, администрирует выдачу корпоративных сим карт. Ведет реестр пользователей и действующих тарифов.

-Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Требования:

• Опыт в должности от 3 лет, аналогичный опыт в должности Делопроизводителя, Секретаря референта, Секретаря на ресепшн приветствуется.
• Аккуратность, системность, ответственность, позитивность, коммуникабельность; дисциплинированность; пунктуальность; самообладание; административные и организаторские способности; высокая культура речи и поведения; знание основ делового этикета, психологии; наличие вкуса и умение одеваться в соответствии с ситуацией.

Условия:

• Оформление по ТК РФ, Пятидневная рабочая неделя с 9.00-17.30.
• Возможность развиваться в быстрорастущей команде профессионалов.