Офис-менеджер

Привет! Мы 9 Pandas — креативное маркетинговое агентство, где каждая идея превращается в уникальный проект. Мы занимаемся созданием рекламных кампаний для мировых брендов в сфере спорта и киберспорта, организовываем международные музыкальные фестивали, запускаем инновационные IT-продукты, пишем сценарии, снимаем рекламу и фильмы по всему миру.

Сейчас находимся в поисках офис-менеджера, который будет обеспечивать жизнедеятельность офиса компании, организовывать рабочее пространство и поддерживать доброжелательную атмосферу нашего московского офиса.

Если говорить про конкретные задачи, то это:

Локально-бытовые вопросы по офису:

• Ведение переговоров с арендодателем по бытовым вопросам и вопросам коммуникаций офиса, подключение необходимых коммуникаций, решение частных вопросов для обеспечения жизнеобеспечения офиса.
• Поддержание порядка и организация клининга в офисе.
• Организация питания сотрудников в офисе, контроль качества оказания услуг.
• Организация удобного пространства для сотрудников и гостей офиса.
• Закупка всего необходимого для офиса (канцелярия, химия, расходники, продукты питания, мебель и др).

Административные вопросы:

• Ведение документооборота, бумажного и электронного архива документов.
• Учет ТМЦ по офису.
• Ведение бюджета расходов на офисные нужды, отчетность.
• Организация отправки внутрикорпоративной кореспонденции и посылок.
• Оформление заявок на командировки сотрудников.

Задачи по ведению сотрудников офиса:

• Ведение списка сотрудников офиса и закрепленных за офисом удаленных сотрудников.
• Ведение локального корпоративного чата.
• Помощь HR-отделу в оформлении документов на трудоустройство и подписание NDA с сотрудниками, которые находятся в ведении.
• Ведение табеля по сотрудникам; организация рабочего места вновь трудоустроенного сотрудника; информирование вновь трудоустроенных сотрудников по правилам офиса.
• Помощь в проведении встреч и совещаний в офисе.

• Базовое понимание рабочих процессов и взаимодействий в больших компаниях (400+ чел).
• Опыт ведения переговоров и постановки задач подрядчикам, контроль их выполнения.
• Умение работать в условиях многозадачности.
• Понимание основных принципов первичной финансовой отчетности.
• Уверенное владение MS Office (Excel, Word, PP и др.) и ресурсами Google.
• Знание английского языка на уровне А2 и выше.
• Высокие коммуникативные и организаторские навыки.
• Развитая эмпатия и желание помогать :)

Что мы хотим предложить нашему кандидату:

• Работа в современном креативном пространстве с оборудованной комфортной рабочей зоной и зонами отдыха в г. Москва, м. Бауманская;
• Оформляем ДМС после прохождения испытательного срока, чтобы следить за здоровьем было проще.

• Докидываем 4 дополнительных day off в год.

• Обеспечиваем 100% оплату больничного и отпуска, чтобы не было лишних переживаний и подсчётов.

• Софинансируем твои уроки английского в Skyeng, ведь знание языка открывает доступ к большему объему информаци.

• Оплачиваем обучение, потому что верим, что будущее за lifelong learning'ом.

• Компенсируем занятия спортом, потому что для нас важны не только успехи в работе, но и твое общее здоровье и бодрость.

• Предлагаем питание в офисе, потому что сами любим плотно поесть.

• Организуем командировки и стратегические сессии, чтобы планировать будущее, сохранять командный дух и не забывать как выглядят коллеги в реальности.

• Обеспечим профессиональные челленджи и работу в компании, которая действительно быстро растет и развивается.

Если ты понимаешь, что хотел бы попробовать свои силы в нашей команде, то оставляй свой отклик и в сопроводительном письме расскажи пару слов о том, чем интересна тебе данная роль :)