Обязанности:

1. Реализует документооборот организации:- регистрирует, ведет учет, хранение входящей, исходящей корреспонденции,

архивирование документов;

- формирует и ведет архив товарно-транспортных накладных на бумажном носителе, оригиналов договоров, договоров-заявок, заявок;

- осуществляет сканирование входящих то накладных, актов, счетов-фактур, заявок и выкладку в файловое хранилище с корректным наименованием каждого документа;

- своевременно отправляет исходящие документы клиентам;

- получает входящую корреспонденцию в адрес организации (забор входящей корреспонденции с абонентского ящика почтового отделения, получение входящей корреспонденции непосредственного в почтовом отделении – не реже одного раза в неделю, получение входящей корреспонденции от курьерской службы).

- отправляет исходящую корреспонденцию непосредственного в почтовом отделении, посредством курьерской службы;

- формирует почтовые и курьерские отправления (оформление конвертов с исходящей документацией: указание адреса и наименование получателей);

- вносит информацию в базу данных, ведет реестр входящей, исходящей корреспонденции, договоров, договоров-заявок на ежедневной основе;

- оформляет входящие и исходящие договора (без проверки по содержанию), договора-заявки, заявки, по доверенности по поручениям сотрудников бухгалтерии, , юриста.

2. Выполняет копировальные, множительные работы по поручению руководителей компании.

3. Взаимодействует с банковскими организациями по вопросам получения справок, уведомлений, платежных поручений, передачи исходящей корреспонденции в адрес обслуживающих организацию банковских учреждений.

4. Осуществляет сбор и подготовку документов для участия в тендерных торгах, поиск торгов, участие в торгах.

5. Составляет и оформляет коммерческие предложения, спецификации, заявки.

6. Обеспечивает учреждение канцтоварами, расходными материалами, иными установленными товарно-материальными ценностями, используемыми в деятельности организации. Проводит их прием, учет, передачу, хранение.

7. Принимает меры по организации встреч, командировок сотрудников.

9. Контролирует состояние оргтехники, коммуникаций.

10. Организовывает проведение ремонтных работ и иных видов технического обслуживания оборудования, вышедшего из строя.

11. Принимает посетителей.

12. Выполняет служебные поручения руководителей в пределах собственной компетенции.

Требования:

опыт работы от 3х лет ;

высшее образование;

юридическое образование/экономическое образование;

исполнительность,

ответственность;

умение работать в режиме многозадачности;

аккуратность;

пунктуальность;

презентабельный внешний вид,

коммуникабельность;

энергичность;

умение работать в стандартном пакете офисных программ Word, Excel, Adobe Reader, КонсультантПлюс

знание кадрового делопроизводства.

Условия:

-Режим работы: с 08:00 до 17:00, 5/2, выходные суббота и воскресенье.

-Полный рабочий день на территории работодателя

-Комфортные условия труда и дружный коллектив!

Делопроизводитель/секретарь