Офис-менеджер

• Чистка кулера;

Раз в 6 месяцев заказывает чистку и озоновую обработку кулера с водой в компании-поставщике воды.

• Покупка воды;

Каждую пятницу проверяет запасы воды и формирует при необходимости закупку новой партии для всех кабинетов.

• Оснащение офиса;

Прямая обязанность офис-менеджера - создание дружеской и рабочей атмосферы в коллективе. Таким образом необходимо своевременно пополнять запасы канцелярии, печенья/чая/кофе, следить за опрятностью кабинетов, обустраивать и облагораживать офисные помещения.

Офис-менеджер следит за работоспособностью оборудования или наличием необходимых предметов во всем кабинете и при необходимости сообщает Бизнес-Ассистенту о необходимости покупки.

В эту задачу также входит обеспечение парка техники (Обеспечение работы парка компьютеров и техники (принтеры, роутеры), а также закупка и реализация предметов компании), инвентаризация (Необходимо фиксировать все изменения в парке техники и офисной мебели, вести учет единиц оборудования) и кабель-менеджмент (Необходимо следить, чтобы все кабеля и провода находились в опрятном состоянии, не валялись на полу и не путались).

• Решение неполадок с интернет-подключением;
• Ведение базы паролей;
• Установка всех необходимых программ на новые компьютеры;
• Настройка Битрикса новым сотрудникам;
• Сборы на день рождения;

Организовывает сбор средств на дни рождения сотрудников и их детей. Закупает небольшие подарки на новый год детям сотрудников.

• Своевременное пополнение балансов сервисов;
• Отправка договоров и счетов, запрос актов;

Необходимо отправлять документы в печатном виде клиентам на подпись – все необходимое заполняют SEO-специалисты и выдают конверты в готовом виде.

• Подготовка отчетов;

Ежемесячные отчеты о расходах нас нужды офиса. Ежемесячная подготовка отчетов для SEO-специалистов о выполненных работах (редко).

• Контроль просроченных задач;

Уведомление сотрудника о наличие просроченной задачи, выяснение причины; в случае, если большое количество просрочки - сообщить помощнику руководителя.

• Проверка выполнения задач сотрудниками;

Сюда входит проверка наличия непрочитанных чатов и сообщений в начале и в конце рабочего дня, а также оповещение о новых заявках.

• Еженедельное получение обратной связи от сотрудников.

• Высокий уровень самоорганизации;
• Умение создать рабочую атмосферу и видеть, какие есть больные места в компании, и уметь предложить варианты их исправления и улучшения;
• Грамотная письменная и устная речь;
• Знание ПК и офисной техники (на базовом уровне достаточно);
• Инициативность и настойчивость.

• Дружный коллектив;
• Оперативная оплата труда: выплаты каждую неделю, без задержек;
• Офис недалеко от метро Удельная (7 минут пешком);
• Микроволновка, кондиционеры, чай, кофеварка, современная техника;
• Обучение и помощь в работе;
• Адекватный руководитель;
• Отсутствие скрытых условий;
• Корпоративная мобильная связь;
• Договор ГПХ на первое время при необходимости;
• Оплата проезда для нужд компании, канцелярии и всех сопутствующих товаров, и услуг, необходимых для работы;
• Рабочий график 5/2 (8:30-17:30), переработок нет;
• Корпоративные мероприятия;
• Отсутствие дресс-кода.