Обязанности:

Обеспечивать работу приемной руководителя;
Организовывать, планировать, контролировать график руководителя;
Вести протоколы заседаний, совещаний;
Контролировать исполнение поручений, выданных руководителем в установленные сроки, своевременно предоставлять информацию руководителю об итоге исполнения поручений;
Организовывать видеоконференции, совещания, деловые переговоры в офисе руководителя;
Создавать и вести электронные базы по внутренним и внешним телефонным контактам;
Контроль за соблюдением порядка делопроизводства в компании;
Вести документооборот офиса: входящая/исходящая корреспонденция, обработка электронной почты, составление официальных писем, оформление и проверка внутренней документации;
Вести и контролировать процесс согласования документов 1С: Документооборот;
Своевременно информировать сотрудников о намеченных руководителем мероприятиях, сроках их выполнения и контроль исполнения сотрудниками поручений руководства;
Оформлять визовые документы руководству и сотрудникам Компании, выезжающих в командировку по РФ и заграницу;
Бронировать авиа и ж/д документы, а также гостиницы для сотрудников и руководства Компании;
Оказывать консультационную и методическую помощь руководителям структурных подразделений по вопросам взаимодействия в Компании;
Представлять интересы компании перед контрагентами и контролирующими органами в пределах компетенции
Встречать посетителей, организовывать кофе-брейки;
Выполнять поручения руководителя.

Требования:

Высшее образование;
Аналогичный опыт работы от 1 года; знание делопроизводства; умение формировать протоколы заседаний;
Уверенный пользователь ПК (Excel, Word, Outiook, 1С: Документооброт, уверенные навыки использования оргтехники;
Целеустремленность, умение работать на результат в установленные сроки; Требовательность, корректность;

Условия:

Работа в современном и динамично развивающемся предприятии, являющимся крупнейшем производителем консистентных смазок в России и СНГ;
Офис в центре города;
Официальное оформление; доплата на питание;
График работы с 8.30 до 17.30 с пн по пт.

Специалист по документообороту (секретарь)