"ИРБИС" - ведущая российская инжиниринговая корпорация, которая специализируется на реализации инвестиционно-строительных проектов. Мы приглашаем присоединиться к нашей команде делопроизводителя.
Важно: место работы располагается на объекте строительства!
Функциональные обязанности:
- Организация, осуществление и контроль документооборота на проекте:
- Разработка проекта системы документооборота под условия проекта
- Контроль ведения и реализации системы документооборота проектной, рабочей и исполнительной документации по разработанному Плану Документооборота
- Создание реестра учета и архива проектной информации и документов
- Проведение первичного инструктажа по процедурам оборота документации со всеми сотрудниками из организаций-участников проекта: заказчик, подрядчики, ответственные лица от других организаций и т.д.
- Управление совещаниями
- Составление графика проектных совещаний.
- Организация совещаний по управлению проектом (информирование участников, подготовка ссылок для онлайн совещаний и информирование участников).
- Контроль за ведением и надлежащим распространением документов совещания.
- Контроль за исполнением протокола совещаний. Составление и регулярная рассылка писем-напоминаний участникам совещаний об обязательствах (согласно протоколу) и сроках выполнения.
- Отчетность по проекту
- Подготовка ежемесячного отчета по контролю документооборота
- Контроль за подготовкой ежемесячного отчета по организации проекта, календарных планов и графиков
- Совместно с Руководителем команды управления проектом форматирование отчета и предоставление Заказчику
- Получение, учет и официальное предоставление рабочих чертежей
- Совместно с менеджером СОД разработка реестра рабочей документации (учет и контроль последних ревизий)
- Получение рабочей документации от проектной организации
- Совместно с менеджером СОД контроль за ведением реестра и архива чертежей
- Коммуникация по проекту
- Своевременное обновление Справочника (контактных данных участников проекта).
- Подготовка писем по проекту в соответствии с договором (под управлением руководителя команды управления проектом)
- Администрирование проекта
- Подготовка счетов, контроль статуса закупок на нужды офиса
- Составление и отправка табеля рабочего времени сотрудников по проекту
- Обработка и распределение входящей почты (почта, курьеры)
Мы ожидаем от кандидата:
- Опыт работы на аналогичной должности от 1 года желателен,
- Опыт работы на строительных проектах будет Вашим преимуществом,
- Высшее или средне-специальное строительное образование, либо образование в области делопроизводства, юриспруденции,
- Также готовы рассмотреть студентов последних курсов или выпускников строительных специальностей с большим желанием обучаться,
- Владение офисными программами,
- Грамотность, внимательность и ответственность.
Мы предлагаем заботу и развитие:
- Оформление в соответствии с ТК РФ, официальную "белую" заработную плату и соблюдение всех социальных гарантий,
- График работы 5/2 с 9:00 до 18:00, в пятницу сокращенный рабочий день до 17:00,
- Работу с отличным профессиональным коллективом в стабильной компании с развитой корпоративной культурой (регулярно проводим корпоративные мероприятия, занимаемся командообразованием и открыли "Ирбис-маркет" с брендированной продукцией),
- Обучение за счет компании, поскольку нам важно, чтобы наши специалисты были экспертами в своей области и развивались вместе с компанией.