Офис-менеджер

Требуется Офис менеджер.

Обязанности:

• выполнение административно-хозяйственных функций по офису (заказ канцелярии‚ воды и т.д.);
• выполнение поручений руководителя;
• контроль за исполнением поручений руководителя сотрудниками организации;
• контроль качества выполнения работ специалистами контакт центра;
• ведение кассы предприятия (учет расходов на мелкие расходы по офису);
• возможность выезжать в командировки (несколько раз за год);
• составление графика работы директора;
• организация сбора денег на день рождения и др. праздников;
• контроль работы уборщиц (проверка чистоты полов, мебели, оборудования, окон и т.д.);
• приготовление чая/кофе и сервировка стола при приеме гостей;
• организация встречи посетителей и гостей в офисе;
• заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц для работников;
• ежедневный контроль ведения табеля учета рабочего времени;
• приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех работников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону информации для руководителя в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения;
• ежемесячная проверка и сдача показаний ресурсоснабжающим организациям по воде, электричеству и газу;
• получение первичных документов по оплаченным счетам, проведённых офис-менеджером в обособленном подразделении и передача документов в бухгалтерию нужного юридического лица;
• входящая, исходящая корреспонденция;
• введения протокола совещаний;
• административная поддержка руководителей;
• контроль за состоянием оргтехники и коммуникаций;
• контроль за порядком в офисе;
• частичное выполнение функций менеджера по персоналу и рекрута в период отпусков, болезни или при необходимости;
• организация работы курьерских служб;
• организация рабочего пространства для всех сотрудников и выхода нового сотрудника;
• помощь в организации выставок, заказ сувенирной продукции;
• контроль транспортных и накладных расходов;
• работа с поставщиками;
• организация документооборота офиса;
• координация работы по ведению делопроизводства (оформление, регистрация, хранение документации);
• подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании;
• отслеживание состояния мебели и другого оборудования, регулярное внесение данных в базу учета и списания;
• отслеживание состояния офиса и своевременная подача заявок, вызов специалистов для устранения неполадок: замена ламп, мытье окон, ремонт дверных ручек, составление заявок на диагностику и технической обслуживание кондиционеров и т.п.;
• взаимодействие с арендодателем.

Требования:

• знание ПК на уровне пользователя;
• грамотная устная и письменная речь;
• коммуникабельность
• широкий кругозор
• умение располагать к себе собеседника

Условия:

• график с 09.00-18.00;
• Рассмотрим кандидатуру ст. Вузов.

Опыт на должности офис менеджера приветствуется, но не обязателен, если Вы в начале карьерного пути.

Ваша зарплата зависит от скорости и от объёма обязанностей, которые Вы сможете выполнять из списка, указанного выше. Поэтому указан диапазон зарплаты от 45 до 80 тысяч рублей.