Возможно временное оформление: договор услуг, подряда, ГПХ, самозанятые, ИП

Привет! Мы, Наталья Белоногова и Елена Щербинина, основатели архитектурного бюро NB-Studio.

Мы создаем интерьеры домов, ресторанов, отелей и апартаментов с 2005 года. Среди наших проектов такие известные рестораны как White Rabbit, Pinch, Северяне, Горыныч, Buro TSUM, UGOLЁK и многие другие заведения современной Москвы. Бюро так же реализует проекты в Париже, Лондоне, Дубае, Гонконге и Нью-Йорке.

Наша цель — наполнить красотой не только пространство, но и сам процесс человеческого взаимодействия с местом. В нашем уютном офисе моментально окунаешься в богемную и творческую атмосферу. У нас небольшая команда, всего 15 сотрудников, и нам очень нужен человек, который будет заботиться о нас и нашей студии.

Кого мы ищем:

Офис-менеджера с функцией персонального ассистента для Натальи и Елены. Обязательно со знанием английского языка на разговорном уровне. 60% времени будут занимать задачи по офису, 40% личные поручения.
Мы ищет сотрудника на долгий срок и возможен рост в рамках возможностей студии.

Какие будут задачи:

Администрирование офиса:

Следить за уборкой и уютом в офисе, поддерживать жизнедеятельность растений
Подбирать и заказывать необходимую канцелярию и расходные материалы
Встречать гостей. К нам часто приходят известные рестораторы, креативные директора, главные редакторы изданий, владельцы компаний
Помогать сотрудникам офиса с их запросами: распечатать документы, сделать брошюру, организовать доставку образцов
Отправлять и забирать документы (курьерами, почтой), вести таблицу с отправками
Вести календарь дней рождений сотрудников и клиентов, покупать подарки. Вести график отпусков

Личные поручения от Натальи и Елены:

Отправлять и забирать образцы, реквизит для съёмок (курьером или самостоятельно)
Тревел-сопровождение: собирать документы для получения визы, покупать билеты, бронировать рестораны и отели
Оформить презентацию в Power Point по запросу
Искать в интернете визуальные аналоги
Заказывать обед, отправлять вещи в химчистку, заказывать корм коту/собаке

Что важно:

Чуткость и развитый эмоциональный интеллект, свободный (или на достаточном для решения вопросов уровне) английский, готовность разбираться с новыми вопросами, чуткость, гостеприимность и любовь к людям. У вас есть насмотренность и эстетический вкус. Наша работа подразумевает постоянное соприкосновение с дизайном и искусством, и нам важно общаться на одном языке. Например, вам нужно будет заказать букет цветов подходящий под вазу и интерьер, или найти отель в определённой стилистике по нашему примеру
Разбираться в бытовых вопросах и технике: знать, как работаете посудомоечная машина; понимать, как общаться с сантехниками, электриками, ремонтниками
Уметь работать с документами и деньгами: знать, что такое закрывающие документы, как и кто их подписывает; сохранять и систематизировать чеки и другие важные бумаги
Быть проактивным: замечать, когда команде неудобно и предлагать готовые решения, а также предлагать идеи по организации и улучшению офиса
Работать с Гугл-таблицами, календарём, Excel, Power Point
Уровень английского не ниже Upper-Intermediate

Условия работы:

Офис в самом центре Москвы рядом с ГЭС-2, 13 минут пешком от ст. м. Кропоткинская
График 5/2, с 11:00 до 19:00
Во время поездок руководителей быть на связи в выходные для помощи в экстренных случаях
Оформление по договоренности
Испытательный срок 1 месяц

Офис-менеджер в международную дизайн-студию