Офис-менеджер в отдел МЗК

Компания «Айра» – это развитое собственное производство малых архитектурных форм.

Технопарк «Айра» объединяет на одной территории лучших специалистов, чтобы заказчик смог получить оптимальное решение: от создания концепции до производства и монтажа элементов городской среды в короткий срок, высокого качества и больших объемах.

Обязанности:

• Организация документооборота на предприятии , координация работы курьера;

• контроль забора и отправки почтовой корреспонденции;

• Ведение архива договоров, централизованное хранение юридически значимых документов;

• Взаимодействие с юрисконсультом компании;

• Регистрация входящих и исходящих документов;

• Работа с почтой, нотариусом, доверенностями;

• Координация работы поставщика услуг по предоставлению питания и развозки;

• Учет и аудит офисных основных средств (инвентаризация, списание, внесение изменений);

• Координация посетителей компании, ответ на входящие звонки;

• Своевременное пополнение топливных карт и транспондеров;

• Формирование заказов на обеспечение офиса водой, чаем, кофе, пищевыми продуктами, бытовой химией и бытовыми принадлежностями, канцелярией;

• Организация рабочих мест сотрудников (компьютер, телефон, интернет);

• Заказ подарков для сотрудников на различные мероприятия и контроль исполнения данной обязанности;

• организация командировок для сотрудников (заказ билетов, бронирование гостиниц);

• получение и отправка корреспонденции и посылок , взаимодействие с курьерскими службами

• подготовка к совещаниям, протоколирование, оформление приказов и распоряжений, оповещение участников о времени и месте проведения совещаний, о повестке дня, регистрация участников;

• контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, бытовой техники и приборов, коммуникаций

• Среднее специальное, высшее (ВУЗ)

• Навыки деловой переписки;

• Знание основ делопроизводства

• Умение выстраивать логическую цепочку действий от поставленной задачи до финального результата;

• Умение качественно работать в режиме многозадачности, высокий уровень самоорганизации

• Аналогичный опыт работы в производственных, строительных или проектных компаниях;

• Уверенный пользователь ПК: Microsoft Office, правовые базы, 1С, Битрикс.

  опыт работы секретарем/офис-менеджером/администратором офиса от 3 года

• Оформление по ТК РФ;
• Рабочий график: пн-пт с 10:00 до 19:00;
• Стабильные выплаты заработной платы;
• Развозка от м. Купчино (45 мин)
• Испытательный срок 3 месяца.