Офис-менеджер

В настоящее время мы ищем специалиста на позицию Секретаря.

Обязанности:

• Организация и сопровождение встреч, совещаний:

- Бронирование переговорных комнат;
- Подготовка и проверка технического оснащения (ноутбука, монитора, камеры, колонки) к проведению Zoom-вебинаров;
- Назначение встреч в календаре Outlook;
- Информирование участников встреч о месторасположении офиса, о правилах парковки;
- Подготовка переговорных (проверка чистоты, наличие раздаточных материалов и канцелярии);
- Предложение гостям и партнерам чая/ кофе;

• Работа со СКУД:

- Оформление гостевых и постоянных пропусков;
- Составление списка присутствующих сотрудников;

• Работа с оргтехникой:

- Сканирование, ксерокопирование и вывод на печать документов по просьбе сотрудников;

• Работа с электронной почтой Outlook, включая календарь;

• Работа с курьерскими службами:

- Прием заявок от сотрудников на отправку документов;
- Заполнение накладной с указанием контактного лица и адресов;
- Заказ и отслеживание местных и международных отправок документов;
- Ежемесячный отчёт по международным и местным отправкам для бухгалтерии;

• Заказ канцелярских принадлежностей (Комус), обедов в офис (1 раз в неделю), фруктов/конфет для сотрудников, подарков клиентам;

• Работа с персоналом:

- Организация рабочего места нового сотрудника на наличие канцелярских принадлежностей и рабочего компьютера;
- Отслеживание дней рождения сотрудников и организация сбора средств на подарок;

• Помощь в организации корпоративного отдыха:

- Поиск кафе, ресторанов, площадок для проведения мероприятий;
- Информирование сотрудников о предстоящем событии;

• Взаимодействие с арендодателем по вопросам, касающимся технической поддержки офиса и вызова коммунальных служб;

• Взаимодействие с внутренней IT-службой по вопросам, касающимся компьютеров и оргтехники.

• Взаимодействие с маркетингом:

- Участие в подготовке маркетинговых мероприятий;
- Оказание технической помощи (рассылка писем, сбор и обобщение информации и т.п.).

Требования:

• Аккуратный внешний вид, доброжелательность, вежливость, инициативность;
• Желание работать с людьми и оказывать им сервис;
• Соблюдение делового этикета:
• Деловой стиль в одежде;
• Грамотная речь;
• Высокий уровень культуры;
• Опытный пользователь Outlook и пакета MS Office (Excel, Power Point, Word), работа с платформой Zoom.
• Наличие разрешения на работу в России;
• Английский язык не ниже intermediate (ответы на звонки).

Условия:

• Оформление по ТК РФ с первого дня работы;
• График работы 5/2 с 9.30 до 18.30;
• Расширенный ДМС, который включает стоматологию и обслуживание в ведущих клиниках Москвы;
• Здоровая атмосфера в коллективе;
• Комфортабельный офис класса А в 5 минутах пешком от м. Курская/Чкаловская.