В международную компанию, занимающую одну из ведущих позиций на рынке логистическо-экспедиторских услуг, открыт конкурс на вакансию "Секретарь офиса (офис менеджер)"

Требования:

Высшее образование/ Н/высшее (последний курс ВУЗа) образование
Опыт работы:
- от 3-х лет на позициях секретарь офиса/административный секретарь/офис менеджер (обязательно)
- в транспортно-экспедиторском направлении бизнеса (приветствуется)

Знания и компетенции:

быть в курсе правил оформления, порядка поступления и хранения нормативных бумаг и документов вышестоящих организаций, от которых зависит функционирование предприятия – приказов, постановлений, актов;
иметь базовые знания по порядку ведения процесса делопроизводства, хорошо разбираться и понимать смысл в типовых инструкциях, положениях, с которыми сотруднику придется сталкиваться в процессе своей трудовой деятельности;
знать структурную организацию компании по подразделениям;
владеть способами оформления документов и основными принципами работы с ними;
иметь четкое представление о хранении бумаг и пользовании архивом;
владеть офисными программами ПК (MS Office)
обладать высокой скоростью компьютерного набора или машинописи;
владеть коммуникабельными, переговорными и дипломатическими качествами;
уметь пользоваться оргтехникой и переговорным оборудованием;
знать основные стандарты оформления распорядительных бумаг;
иметь четкое понятие о правилах этического и эстетического поведения;
обладать грамотной, четкой, красивой речью
обладать грамотной письменной речью
владеть в необходимом для работы объеме административной и правовой базой государственных положений, регламентирующих трудовую деятельность.
умение работать, как самостоятельно, так и в команде;
навыки планирования своего рабочего времени.

Обязанности:

Административная поддержка Руководителя:

обеспечивать административную поддержку Руководителя Компании;
организовывать работу приемной Руководителя;
координация работы водителя офиса в соответствии с графиком и задачами Руководителя;
принятие участия в работе по проектам изменения дизайна и ремонта офисных помещений Компании;
участие в поддержании корпоративной культуры компании;
принятие участия в организация корпоративных мероприятий (как внутренних, так и внешних);

Координация работы офиса

Работа с входящей и исходящей корреспонденцией:

принимать входящую корреспонденцию и распределять ее между сотрудниками после рассмотрения для последующего исполнения штатными работниками;
осуществлять рассылку с поздравлениями клиентам, партнерам и сотрудникам компании;

2. Работа с телекоммуникационными системами:

принимать телефонные звонки, переадресовывать входящие и управлять исходящими телефонными звонками, принимать и отправлять факсы, записывать сообщения для сотрудников

3. Работа с посетителями офиса:

принимать посетителей в приемной офиса;
координация работы при встречах и проводах иностранных коллег во время командировки, и на выставке Транс Россия;
координация работы при встречах и проводах клиентов, партнеров и коллег из филиалов РФ во время командировок и на выставке Транс Россия;
оформление пропусков для посетителей офиса компании;
заказ корпоративного такси по заявкам сотрудников;

4. Работа с внутренней документацией:

принимать документы и заявления, поступающие от сотрудников на имя Руководителя компании, а после подписания вернуть обратно подавшему;
распределять документы на подпись Руководителю;
готовить информационные материалы, по запросу ГД;
Travel-сопровождение:
осуществлять поддержку при организации деловых встреч и служебных командировок;
подготовка и сбор документов сотрудников для подачи на оформление виз;
бронировать гостиницы для размещения ГД;
бронировать гостиниц для размещения иностранных гостей, прибывающих в Москву;
подбирать авиарейсы и трансферы;
бронировать авиабилеты или ж/д билеты на выбранные направлениям;
перебронирование или полная отмена ранее забронированных или купленных гостиниц, авиабилеты или ж/д билеты;
осуществлять travel support для иностранных делегаций, а также партнерских делегаций по РФ;

Административно-хозяйственная поддержка работы офиса:

1. Администрирование хозяйственных договоров в части:

обслуживания копировальной техники;
снабжения канцелярскими товарами;
почтовых и экспресс отправок;
служб такси
осуществлять взаимодействие с поставщиками хозяйственных и канцелярских товаров по вопросам закупки и доставки;

2. Выполнение разовые поручения непосредственного руководителя, находящиеся в компетенции секретаря офиса.

Доп. требования:

Рекомендации с предыдущих мест работы (желательно)
Высокая способность к обучению
Коммуникабельность, инициативность
Английский язык (письменная грамотность, как мин. уровень)
Активная жизненная позиция
Умение расставлять приоритеты

Условия работы:

Место работы: г. Москва ул. Нижняя Красносельская (5 мин. от метро)
5-тидневная рабочая неделя
График работы:
- Понедельник – Пятница - с 8.30 до 17.00
Оформление согласно ТК РФ
Заработная плата – по итогам собеседования
Премиальная система (ежеквартально)
Интересная работа в стабильной и международной Компании

Компания «ИнтерРейл Сервис» предоставляет своим сотрудникам следующие условия корпоративной поддержки:

Профессиональное развитие и обучение, личностный рост: учебные курсы, семинары, тренинги (по запросу)
Корпоративная мобильная связь
Предоставление дополнительных дней отдыха
ДМС (по успешному окончанию испытательного срока)
Корпоративное обучение англ. яз.
Корпоративные мероприятия
Подарки и поздравления сотрудникам

Секретарь офиса (офис-менеджер)