Старший офис - менеджер

• Документационное обеспечение Организации:
  • организация приёма входящей и исходящей документации (письма, факсимильные сообщения и т.п.):, приём, регистрация, передача адресату, учёт, копирование, хранение;

  • работа с внутренними документами Организации: административными приказами, распоряжениями, положениями, правилами и процедурами, включая, но не ограничиваясь: подготовка проектов документов, их согласование, оформление, подписание, ознакомление сотрудников Организации, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;

    - организация получения и отправления почтовой корреспонденции;

    - оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

    - организация копировально-множительных работ;

    - администрирование базы данных Организации по документообороту;

    - работа с нотариусами;

• Администрирование офиса Организации:

  • организация службы рецепции Работодателя , включая но не ограничиваясь, приемом посетителей, организацией совещаний и встреч, приемкой и отправкой корреспонденции организации и т.п..

    - осуществление функций по заказу авиа- и железнодорожных билетов, бронированию гостиниц, организации проводов и встреч гостей Организации.

    - обеспечение жизнедеятельности офиса Организации, а именно:

    - обеспечение офиса Организации по мере необходимости: водой, канцелярскими и хозяйственными товарами, необходимыми для нормального функционирования офиса и в соответствии с регламентами Организации

    - организация подписки на периодические издания;

    - планирование расходов Управления ежемесячно на ежемесячной, ежеквартальной и годовой основе, участие в формировании бюджетов Организации по разделу Административного Управления;
    • оформление заявок на оплату счетов по расходам административного подразделения Организации;
    • организация и контроль соблюдения сотрудниками Организации инструкций по безопасности и режима работы, установленными администрацией Арендодателя;
    • взаимодействие и коммуникации с уполномоченными представителями арендодателя;
    • организация и координация ремонтов (текущих и капитальных), переездов, необходимое обеспечение Организации мебелью, офисной техникой и оборудованием и т.п.;
    • проведение тендеров по выбору страховой компании по ДМС и дальнейшее сопровождение заключенного договора (прикрепления, открепления сотрудников, внесение изменений в программы и т.п.).

      • координирует и контролирует работу:

        - курьеров;

        - технического персонала (при наличии в штате Организации);

        - младших секретарей и сотрудников службы рецепции Организации (при наличии в штате Организации).

        - иные, родственные по содержанию, обязанности, равные по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения наименования должности.

      • организация и координация ДМС;

      • охрана труда - координирование.

Требования:

• опыт работы от 3 лет,
• английский – желательно

• Офис: Сити
• ДМС