Обязанности:

Ведет делопроизводство;
Отвечает на телефонные звонки (в т.ч. иностранным партнерам), фиксирует их и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании;
Ведет деловую и личную переписки на русском и английском языках;
Встречает гостей Компании, готовит и подает чай/кофе
Ежедневно отправляет письма Почтой России как простые, так и заказные от юридического отдела.
Ежедневная проверяет и рассылает информацию по электронной почте по отделам группе компаний «Эдвансд»;
Следит за наполняемостью письмами почтового ящика в подъезде офиса. Взаимодействует с менеджерами по работе с ключевыми клиентами. Получает от менеджеров товарные накладные на проверку оплаты, печатает их, передает в бухгалтерию, минимум 3 раза в неделю. Ежедневно получает сообщение о предстоящих командировках (даты отъезда/ прибытия, название отелей, цены) от сотрудников, помогает им в составлении маршрута, поиске и бронировании отелей, поиске лучшей цены, согласовывает командировки с руководителями структурных подразделений в бумажном варианте, бронирует, а затем делает заказ в личном кабинете в компании «ВИП сервис», предварительно введя в базу системы паспортные данные пассажира, после согласования командировки, выкупает билеты и отели, регистрирует на рейс руководящий состав Компании;.
Взаимодействует с бухгалтерией (запрашивает возврат закрывающих документов по их запросу);
Заказывает такси сотрудникам и гостям Компании при необходимости;
Выполняет поручения генерального директора. Осуществляет поиск информации по запросу Генерального директора. Согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения Генерального директора, контролирует исполнение указаний и распоряжений.
Выполняет работу по подготовке переговорных для заседаний и совещаний

Требования:

Высшее образование;
Желателен опыт работы секретарем, помощником;
Английский - свободное владение;
Знание делового этикета; грамотная письменная и устная речь;
Коммуникабельность, активная жизненная позиция; инициативность, дисциплинированность, пунктуальность, ответственность, обучаемость, стрессоустойчивость;
Уверенный пользователь пакета Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)

Условия:

Работа в стабильной фармацевтической компании;
Оформление по ТК РФ, ДМС;
Тип занятости – полная.

Секретарь/Офис-менеджер (ресепшн)