Секретарь-делопроизводитель

от 70 000 ₽ на руки

Вакансия находится в архиве

Фармбиолайн

г. Санкт-Петербург

Требуемый опыт работы

От 1 года до 3 лет

Тип занятости

Полная занятость

График работы

Полный день

Обязанности секретаря:
  1. Организовывает:

- проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание.

- прием посетителей и гостей компании (кофе, напитки и пр.).

  1. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
  2. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, электронной почте и своевременно доводит ее до сведения.
  3. Работа с первичной документацией. Регистрация и распределение входящей корреспонденции, регистрация исходящей корреспонденции и документов, подготовка текста справок и сопроводительных писем.
  4. Доставка документации, доставка через курьерскую службу, почту России. (по необходимости)
  5. Делопроизводство (проверка, согласование, учёт, архив). Ведение переговоров для получения недостающей документации
  6. Ведение кадрового документооборота, сканирование и электронный архив.
  7. Осуществление перевода архивных документов в электронную форму.
  8. Передача документов в другие организации и контроль их исполнения, приём возвратных экземпляров. ( Отгрузочные документы, договора и пр. сопроводительная документация).

По запросу контролирующих органов поиск и подборка документов из архива по заданию бухгалтерии.

  1. Ведение журналов исходящей и входящей почты.
  2. Группирование документов в соответствии с номенклатурой и сроками хранения, другие операции с архивным фондом.
  3. Регистрация и хранение приказов компании.
  4. Проверка правильности оформления корреспонденции.
  5. Ведение электронного документооборота посредством электронной почты.
  6. Обеспечение жизнедеятельности компании хозяйственными и канцелярскими товарами.
  7. Взаимодействие с обслуживающими службами, ТСЖ, ПетроЭлектроСбыт, Охрана, пожарная охрана и пр.

Контроль за своевременной оплатой счетов и выполнения работ \ услуг.

Требования:
  • Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

    – правила эксплуатации вычислительной техники;

    – правила делового общения;

    – правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

    – правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой;

    – правила организации и ведения делопроизводства;

    – правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

    – основы этики, эстетики и делового этикета;

    – основы административного права и законодательства о труде;

    – структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

    – архивное дело;

    – машинопись;

    – стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации

    - Ведения электронного документооборота в Битрикс 24.

    - Навыки и порядок согласования договоров.

    - Навыки разработки унифицированных систем документации.

    - Уверенное знание ПК: MS Office, Битрикс 24, 1C.

Условия:

  • Компенсация стоимости обедов,
  • Чистый и светлый современный офис
  • Дружелюбный коллектив

Ключевые навыки

Делопроизводство
Первичная обработка документации
Организация движения и учета документов
Организация хранения документации
Деловая переписка
Прием посетителей
Обеспечение жизнедеятельности офиса
Организация встреч
1с 8.3
Битрикс24
Английский язык
Обработка входящей корреспонденции
Ведение переписки на иностранном языке

Адрес

Санкт-Петербург, Большой Сампсониевский проспект, 82

Контактная информация

Фармбиолайн

Вакансия опубликована 26.07.2024 в г. Санкт-Петербург.

Похожие вакансии

#

Санкт-Петербург

Пролетарская

и еще 1 станция

Полный день

Подробное описание

21 октября

#

Санкт-Петербург

Полный день

Подробное описание

24 августа