Секретарь-делопроизводитель

Обязанности секретаря:

1. Организовывает:

- проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание.

- прием посетителей и гостей компании (кофе, напитки и пр.).

1. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
2. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, электронной почте и своевременно доводит ее до сведения.
3. Работа с первичной документацией. Регистрация и распределение входящей корреспонденции, регистрация исходящей корреспонденции и документов, подготовка текста справок и сопроводительных писем.
4. Доставка документации, доставка через курьерскую службу, почту России. (по необходимости)
5. Делопроизводство (проверка, согласование, учёт, архив). Ведение переговоров для получения недостающей документации
6. Ведение кадрового документооборота, сканирование и электронный архив.
7. Осуществление перевода архивных документов в электронную форму.
8. Передача документов в другие организации и контроль их исполнения, приём возвратных экземпляров. ( Отгрузочные документы, договора и пр. сопроводительная документация).

По запросу контролирующих органов поиск и подборка документов из архива по заданию бухгалтерии.

1. Ведение журналов исходящей и входящей почты.
2. Группирование документов в соответствии с номенклатурой и сроками хранения, другие операции с архивным фондом.
3. Регистрация и хранение приказов компании.
4. Проверка правильности оформления корреспонденции.
5. Ведение электронного документооборота посредством электронной почты.
6. Обеспечение жизнедеятельности компании хозяйственными и канцелярскими товарами.
7. Взаимодействие с обслуживающими службами, ТСЖ, ПетроЭлектроСбыт, Охрана, пожарная охрана и пр.

Контроль за своевременной оплатой счетов и выполнения работ \ услуг.

Требования:

• Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

  – правила эксплуатации вычислительной техники;

  – правила делового общения;

  – правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

  – правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой;

  – правила организации и ведения делопроизводства;

  – правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

  – основы этики, эстетики и делового этикета;

  – основы административного права и законодательства о труде;

  – структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

  – архивное дело;

  – машинопись;

  – стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации

  - Ведения электронного документооборота в Битрикс 24.

  - Навыки и порядок согласования договоров.

  - Навыки разработки унифицированных систем документации.

  - Уверенное знание ПК: MS Office, Битрикс 24, 1C.

Условия:

• Компенсация стоимости обедов,
• Чистый и светлый современный офис
• Дружелюбный коллектив