Офис-менеджер

О компании

Мы – команда AXES Management. С 2005 года мы помогаем нашим клиентам повышать вовлеченность сотрудников и развивать внутренний бренд компании, проводим корпоративные исследования и проекты по оценке персонала.

Мы проводим как опросы в компаниях с численностью в несколько сотен человек, так и масштабные отраслевые исследования на сотни тысяч респондентов.

Среди наших клиентов: Росатом, Норникель, АЛРОСА, ЦБ РФ, Министерство Финансов, ЭКСМО, LVMH (Moët Hennessy — Louis Vuitton), Экспобанк, ТехноНИКОЛЬ и др.

В команде AXES Management сейчас около 25 человек. Значительная часть нашей команды – это консультанты, которые реализуют клиентские проекты и оказывают консалтинговые услуги для бизнеса.

Сейчас мы в поиске офис-менеджера для жизнеобеспечения и поддержки нашего уютного open-space офиса в БЦ «Виктория Плаза».

Обязанности:

• Обеспечение бесперебойной работы офиса и консультантов (взаимодействие с IT-поддержкой, организация рабочего места для новых сотрудников, решение срочных вопросов, касающихся обеспечения функциональности офиса и т.д.).
• Выполнение поручений от Генерального директора, Директора проектов, главного бухгалтера.
• Приём и распределение телефонных звонков (грамотное и вежливое предоставление необходимой информации, при необходимости перевод звонков на тех сотрудников, которым они предназначаются, фиксирование полученной по телефону информации в отсутствие сотрудников и доведение до них её содержания).
• Организация встречи клиентов и гостей Компании (чай, кофе), помощь в организации мероприятий для клиентов Компании на территории офиса.
• Организация клиентских мероприятий вне офиса и корпоративов для сотрудников (как правило, всего до 4-х мероприятий в год: поиск площадок для мероприятий, поиск подрядчиков, координация работы подрядчиков т.д.).
• Работа со входящей/исходящей корреспонденцией, координация работы курьерских служб (отправка корреспонденции почтой и курьерской службой, получение документов на почте, учет входящих/исходящих отправлений, официальных писем и т.д.).
• Работа со входящей/исходящей документацией (формирование, согласование, распечатка, сканирование и копирование документов, отправление документов на подпись), работа с внутренней системой документооборота. Взаимодействие с клиентами и подрядчиками по вопросам документооборота.
• Приобретение и обслуживание офисного оборудования (мебели, компьютеров, копировальных машин, факсов и т.п.). Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
• Взаимодействие с администрацией БЦ (в т.ч. по вопросам аренды офиса, оформления и продления пропусков), взаимодействие с эксплуатационными и коммунальными службами, координация уборки офиса.
• Жизнеобеспечение офиса (заказ канцтоваров и расходных материалов, заказ продуктов, организация офисного пространства и поддержание порядка и т.д.).

• Знание оргтехники, знание ПК, знание основных офисных программ.
• Грамотная речь.
• Образование: высшее, неоконченное высшее.
• Последовательность, настойчивость, навыки делового общения, умение общаться на разных уровнях.
• Умение самостоятельно организовывать свою работу.
• Высокая мотивация на достижение результата.

Условия:

• График работы 5/2, с 10:00 до 19:00.
• Заработная плата от 60 000 до 70 000 рублей (до вычета налогов).
• Официальное оформление.
• Офис в 10 мин. пешком от м. Бауманская / м. Красносельская.