Секретарь-референт (помощник главного конструктора)

• Участвует в формировании графика (планировании) рабочего дня руководителя
• Подбирает, обрабатывает и представляет документы и материалы, необходимые для работы руководителя и принятия им решений
• Систематизирует корреспонденцию (группирует по тематикам рассматриваемых вопросов и категориям срочности), а также обеспечивает ее сохранность
• Подготавливает проекты резолюций (решений, предложений) по рассмотрению и направлению документов для дальнейшего исполнения
• Ведет информационно-справочную работу по всем документам, поступающим в приемную руководителя
• Координирует деятельность структурных подразделений по вопросам, связанным с исполнением решений, принятых руководителем
• Контролирует сроки и ход исполнения входящих и исходящих поручений руководителя, принимает оперативные меры, направленные на их своевременное выполнение
• Контролирует качество подготовки, а также процедуры внутреннего визирования документов, представляемых на подпись руководителя. В случае необходимости направляет документы на доработку
• Подготавливает внешние и внутренние встречи, заседания и совещания, проводимые руководителем. (бронирует переговорной комнаты (конференц-зала), подбирает необходимые материалы, оповещает участников о времени и месте проведения мероприятия, повестке дня, при необходимости заказывает пропуска и т.д.)
• Организует телефонные и видеоконференции
• По поручению руководителя составляет проекты приказов, распоряжений, писем, запросов, справок и иных документов, при необходимости согласует их в установленном порядке
• Подготавливает необходимые документы для служебных командировок
• Оформляет отчеты по представительским расходам руководителя, контролирует своевременное возмещение средств

Требования

• Высшее профессиональное образование
• Порядок составления и оформления организационно-распорядительных и иных документов, технологию работы с документами с использованием систем электронного документооборота (СЭД), порядок систематизации и хранения документов
• Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов
• Правила эксплуатации приемно-переговорных устройств и офисной оргтехники
• Правила работы с основными приложениями Microsoft Office
• Правила делового общения
• Основы трудового законодательства
• Личная организованность, знание делового этикета, грамотная речь
• Самостоятельность, педантичность, аккуратность, добросовестность и инициативность

• Оформление согласно ТК РФ
• График работы - 5/2, с 8:30 до 17:30 (пятница до 15:00)
• Официальная заработная плата
• Социальный пакет (в т.ч. ДМС после испытательного срока)