Офис-менеджер, секретарь

• Прием, регистрация (СЭД) и отправка корреспонденции (курьерские службы, Почта России);

• Телефонные коммуникации и электронная почта организации;

• Копировально-множительные работы;

• Встреча посетителей офиса, чай/кофе;

• Администрирование бронирования переговорных комнат;

• Подготовка документов на подпись генеральному директору;

• Travel – поддержка и документационное сопровождение командировок директоров;

• Контроль исполнения поручений генерального директора;

• Взаимодействие с управляющей компанией здания в процессе функционирования офиса;

• Контроль доступа в офис, в т.ч. выдача и контроль возврата карточек доступа в офис при увольнении сотрудников;

• Сбор и консолидация заявок подразделений на канцелярские товары, др.;

• Ведение договоров на закупку канцтоваров и товаров для хозяйственных нужд; сопровождение документов по договорам (акты выполненных работ/услуг, счета, соглашения о неразглашении);

• Прием и систематизация первичной документации по таким договорам с последующей передачей в бухгалтерию;

• Поддержание порядка в офисе в течение дня, контроль качества уборки (сторонний клининг);

• Координация ремонтных работ и технического обслуживания;

• Помощь в организации бизнес-мероприятий;

  Выполнение отдельных поручений руководителей

• Знание делового этикета;
• Опыт работы в программе "1С: Документооборот";
• Знание правил деловой переписки;
• Знание видов документов, их назначения; основ делопроизводства и архивирования;
• Порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• Знание СЭД;
• Навык работы с оргтехникой;
• Опыт сопровождения договоров оказания работ/услуг хозяйственной тематики;
• Порядок оформления заказов у поставщиков работ/услуг;
• Порядок работы с конфиденциальной служебной информацией;
• Знание офисных компьютерных программ.

Условия:

• Работа в автономной некоммерческой организации, оформление в соответствии с ТК РФ;
• Офисный рабочий день с 09:00 до 18:00, в пятницу до 16:45;
• Подчинение генеральному директору.