Секретарь руководителя (бизнес ассистент / личный помощник)

Российский стартап с финскими корнями Город отелей Valo Hotel City открыл свой первый отель в марте 2020 года. В 2023 году компания успешно управляет номерным фондом 1496 номеров Отелей Valo Hotel City 3*, Ramada Plaza by Wyndham St Petersburg 4* и VALO BUSINESS 4* . В следствие запуска 3 очереди комплекса Valo Hotel City и открытия нового апарт-отеля UNO, до конца 2023 года номерной фонд компании составит 3 800 апартаментов.

В настоящий момент мы активно масштабируем проект VALO в новых регионах присутствия, выступая консультантами и партнерами в проектах строительства апарт-комплексов по всей России. Мы внимательно следим за глобальными тенденциями развития общества и учитываем их для принятия стратегических решений по развитию новаторской бизнес-модели VALO.

Мы ищем СЕКРЕТАРЯ (ЛИЧНОГО ПОМОЩНИКА) ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА в свою команду, где царит атмосфера доверия и уважения к ценности каждого работника, свободы проявлять себя и идти по пути профессионального развития.

Для нас важно, чтобы в команду пришел единомышленник, который разделит ценности VALO и будет также как мы вдохновлен идеей благополучия клиентов. Мы смотрим в будущее. Для нас всё невозможное - ВОЗМОЖНО!

ЧТО ВАМ ПРЕДСТОИТ ДЕЛАТЬ:

• Организация рабочего дня, ведение электронного календаря встреч, совещаний, командировок Генерального директора. Своевременное ознакомление и информирование руководителей соответствующих подразделений компании с графиком Генерального директора и его поручениями;
• Обеспечение документооборота по основной деятельности компании. Обработка и регистрация входящей и исходящей документации, ведение реестров документов, организация и сопровождение подписания документов с учетом ранжирования (определение приоритета), контроль наличия необходимых виз и исполнения;
• Разработка, подготовка, согласование организационной, распорядительной и иной документации с дальнейшим информированием, контролем исполнения (письма, служебные записки, приказы по основной деятельности, протоколы совещаний);
• Сбор аналитических и информационных материалов по заданию Генерального директора. Анализ и оценка комплектности, качества корпоративных документов, представляемых Генеральному директору должностными лицами;
• Подготовка сводного отчета по деятельности отеля в установленной форме, еженедельно. Контроль сроков исполнения задач по протоколу ежедневных оперативных совещаний по деятельности отеля;
• По поручению Генерального директора (руководителей по направлениям деятельности) обеспечение коммуникации и информирования партнеров, гостей, собственников, представителей контролирующих и проверяющих организаций;
• Travel-поддержка;
• Организация работы приемной Генерального директора, заказ по заявке в отдел снабжения через SRM KAIZEN и своевременное получение необходимых ТМЦ, воды, канцелярских товаров.

МЫ ОЖИДАЕМ ОТ ВАС:

• Естественное проявление безукоризненной корректности и вежливости во взаимодействии с партнерами, работниками, гостями - как ключевой ценности компании;
• Фокус в работе на двух целях - поддержка продуктивной деятельности Генерального директора и обеспечение эффективного бизнес-взаимодействия руководителей структурных подразделений (уровень Генеральный директор -1);
• Релевантный опыт работы от 3 лет и понимание смысла должности в структуре компании;
• Для нас интересен кандидат, обладающий опытом работы в сетевых отелях 4 и 5 звезд, знанием стандартов и бизнес-процессов, применяемых такими отелями;
• Для нас важно, чтобы у кандидата было высшее образование, а наличие у Вас высшего профильного образования в сфере гостеприимства - будет преимуществом;
• У Кандидата должна быть грамотная письменная, устная речь и дикция, результативный переговорный процесс;
• Ключевые умения, навыки и личные качества для исполнения функций:

- быстрый поиск информации с последующей систематизацией в отчет или презентацию;

- свободное владение навыком организации ВКС, Zoom Meeting и т.п.

- умение воспринимать большие объемы информации, передавать задачи исполнителям без искажения смысла, при необходимости пояснять и сопровождать исполнение, контролировать сроки результата;

- способность быстро и устойчиво адаптироваться к организационным изменениям и задачам, ежедневно проявлять внимательность к деталям и исполнительность в отношении поручений;

- умение соблюдать конфиденциальность;

- знание MS Office, Excel, Power Point.

МЫ ГОТОВЫ ВАМ ПРЕДЛОЖИТЬ:

• Официальное трудоустройство, согласно ТК РФ и соблюдение всех социальных гарантий;
• Комфортные условия труда в современном комфортабельном офисном помещении отеля VALO. Локация: м. Бухарестcкая. Режим работы: 10:00-19:00, пятидневная рабочая неделя с выходными днями, суббота и воскресенье;
• Полис ДМС по программе страхования «БИЗНЕС» после прохождения испытательного срока;
• Софинансирование спортивного абонемента ФИТНЕС-ХАУЗ с возможностью посещения клубов сети;
• Карьерный рост и развитие профессиональных компетенции при поддержке ключевых руководителей;
• Обучение в корпоративном университете VALO, участие в корпоративных проектах для работников и программах признания достижений;
• Наилучшую стоимость услуг компаний-партнеров Апарт Отеля (кафе, рестораны, химчистка и пр.);
• Кофе, чай, оборудованное помещение для питания.