Обязанности:

- Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

- Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

- Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

- Ведение переговоров по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

- Осуществлять сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

- Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

- Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

- Вести делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

- Осуществлять контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

- Организовывать и сопровождать скайп и телефонные переговоры руководителя, осуществлять прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

- Контролировать работу офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

- Организовывать корпоративные мероприятия, праздники, обучающие семинары и пр.

- Осуществлять прием и отправку писем;

- Принимать от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

- Организовывать процесс приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

- Принимать участие в общих собраниях и совещаниях;

Требования:

Секретарь обязан знать:

- положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;

- организацию делопроизводства;

- методы оформления и обработки документов;

- архивное дело; - машинопись;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы административного права и законодательства о труде.

Условия:

Оформление по Трудовому кодексу
Пятидневная рабочая неделя с 08:00 до 16:30