Ассистент руководителя/Помощник руководителя

от 85 000 ₽ на руки

Вакансия находится в архиве

Требуемый опыт работы

От 3 до 6 лет

Тип занятости

Полная занятость

График работы

Полный день

Обязанности:
  • Выполнение задач, поставленных непосредственным руководителем;
  • Постоянное нахождение на телефонной связи с руководителем;
  • Организация рабочего места руководителя: чистота, проветривание, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность, функциональность технических средств и кабельного ТВ;
  • Обеспечение входящих и исходящих звонков руководителя, организация конференц-(многосторонних) звонков руководителя;
  • Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководителя, своевременная передача документов, сообщений и информации руководителю, согласование документов/ служебных записок (письменно или устно, в мессенджерах);
  • Планирование, координация и ведение рабочего графика руководителя: организация внешних внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководителя (ежедневная отправка);
  • Организация поездок и командировок руководителя, полная Travel поддержка online (осуществление визовой поддержки, заказ билетов, регистрация на рейсы, бронирование гостиниц, организация трансфера, программы поездок, сбор необходимых документов, сувенирной продукции, контроль наличия актуальных визиток и т.п). Предоставление ответственному лицу информации о необходимости подключения руководителю дополнительных услуг связи в роуминге;
  • Ведение телефонной информационной базы руководителя (контакты, дни рождения партнеров, праздники и т.д.);
  • Ведение телефонной информационной базы руководителя (контакты, дни рождения партнеров, праздники и т.д.). Своевременное напоминание руководителю о поздравлении-подготовка официальных поздравлений, их согласование и отправка;
  • Организация обедов/ужинов для руководителя (членов его семьи) и партнеров в офисе и за его пределами, подбор и бронирование ресторанов, составление меню, закупка продуктов, сервировка, обслуживание;
  • Организация совещаний у руководителя, подготовка к ним; протоколирование совещаний; ознакомление сотрудников с протоколом совещаний и контроль выполнения заданий по протоколу;
  • Составление и редактирование деловых писем, заявок/заявлений, приказов распоряжений для руководителя;
  • Координация работы водителя руководителя (координация маршрутов, оповещение водителя о выходе руководителя из здания, координация замещения водителя) и обслуживающего персонала (домработница, няня);
  • Предоставление информации о служебных поездках руководителя в отдел кадров для оформления командировки, а так же в финансовый отдел для расчетов;
  • Сбор отчетных документов по командировке руководителя ( счета гостиниц, посадочные талоны, билеты, квитанции и т.п) предоставление их в бухгалтерию вместе с отчетом о поездке в течении одного рабочего дня после возвращения руководителя;
  • Организация поездок и визитов партнеров/знакомых/ членов семьи руководителя (осуществление визовой поддержки, бронирование гостиниц, организация трансфера, программы мероприятий и поездок т.п.);
  • Учет бонусных миль руководителя по картам авиакомпании, оформление премиальных билетов ;
  • Контроль за наличием необходимого количества визиток руководителя;
  • Контроль за использование поручений руководителя сотрудниками;
  • Выполнение личных поручений Руководителя, а также членов семьи руководителя;
  • Замещение офис-менеджера на время его отсутствия (отпуск, болезнь и т.);
  • Контроль за состоянием и обслуживанием аквариума, наличие корма для рыб, кормление рыб;
  • Сопровождение руководителя, по необходимости, в поездках на встречах с партнерами;
  • Контроль сохранности документов в приемной руководителя;
  • Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации;
  • Выполнение отдельных поручений вышестоящего руководства;
  • Возможны задержки на работе после 18:00 вместе с Руководителем. Постоянное нахождение на телефонной связи с руководителем.
Требования:
  • Высшее образование;
  • Знание языков;
  • Знание Word, Excel, Mail, Windows, Power Point. Пользование офисной техникой;
  • Обязательное знание Travel поддержку Руководителя (покупка билетов, бронирование гостиниц).
  • Стрессоустойчивость, грамотная речь, умение работать в режиме многозадачности, пунктуальность доброжелательность, деловой этикет, правила ведения телефонных переговоров;
  • Дипломатичность, умение проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах;
Условия:
  • Официальное трудоустройство согласно ТК РФ с первого дня;
  • Выплата заработной платы 2 раза в месяц;
  • Оплата отпускных, больничных листов;
  • График работы 5/2
  • Место расположения: п. Мехзавод, Московское шоссе 22 км., стр. 1
  • Редкие командировки;
  • Предоставляется мобильный телефон и сотовая связь;

Адрес

Самара, Московское шоссе, 22-й километр, 1

Контактная информация

Дилерский центр БеларусЪ

Сайт: dcbelarus.ru

Почта: не указана

Вакансия опубликована 29.07.2024 в г. Самара.

Похожие вакансии

#

от 45 000 до 80 000 ₽

Самара

Полный день

Подробное описание

1 августа

#

Самара

Гибкий график

Подробное описание

9 августа

#

Самара

Подробное описание

23 августа