Офис-менеджер/администратор офиса

Приглашаем в команду Ассоциации предприятий индустрии детских товаров профессионала в сфере административно-хозяйственной поддержки нашего небольшого и динамичного коллектива.

Если Вы понимаете, как важна комфортная инфраструктура для команды и ее проектов, понимаете, что для клиентской организации важен каждый звонок и посетитель, готовы оперативно и крайне рачительно вести административно-хозяйственные расходы офиса организации, разделяете наши принципы, что «мы не работаем, мы так живем», то мы ждем именно Вас.

ФУНКЦИОНАЛ (кратко): Административно-хозяйственная поддержка и сопровождение деятельности организации

Административное, хозяйственное, документационное и операционное обеспечение, поддержка и сопровождение работы всех служб и работников организации

КЛЮЧЕВЫЕ ЗАДАЧИ:

• Организационное обеспечение деятельности организации: прием и распределение телефонных звонков; организация работы с посетителями, участие в организации совещаний, в т.ч. онлайн совместно со специалистами отделов; выполнение координирующих и обеспечивающих функций руководства организации (частично);
• Документационное обеспечение деятельности организации (определенная часть, не весь документооборот): организация работы с документами; организация текущего хранения документов; организация обработки дел для последующего хранения (частично), взаимодействие и координация документооборота со специалистами по направлениям деятельности организации;
• Административно-хозяйственное обеспечение деятельности организации: обеспечение работников и офиса расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда; организация рабочего пространства, обеспечение деловых поездок и командировок работников, приобретение для работников билетов на все виды транспорта, а также организация трансферов,
  бронирования гостиниц во время деловых поездок; административно-хозяйственное обеспечение деловых мероприятий (частично).

ПОЖЕЛАНИЯ БУДУЩЕМУ КОЛЛЕГЕ:

• Опыт работы от 6 лет (офис-менеджер, секретарь, администратор АХО, делопроизводитель, персональный помощник руководителя);
• Практические навыки делопроизводства, понимание основ коммерческого документооборота;
• Умение формулировать потребности офиса в тех или иных товарах и услугах, а также излагать их описание в письменной форме, готовить ТЗ для подрядчиков;
• Знать основные условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг в части процедуры оформления заказа на их получение. Умение работать с заключенными договорами на поставку товаров и оказание услуг, составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, проводить анализ поставщиков и поставщиков в части обеспечения офисной техникой и пр.;
• Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета. Грамотная устная и письменная речь, отличные коммуникативные навыки;
• Изучать и применять законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, делопроизводства и архивирования в рамках выполняемых трудовых функций;
• Опыт работы в органах государственной власти или отраслевой ассоциации приветствуется;
• Уверенный пользователь ПК (офисный пакет, CRM Битрикс, продвинутый интернет-пользователь). Профессионально использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, ведения документооборота, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику.

Дополнительные пожелания:

• Коммуникабельность‚ активность‚ увлеченность‚ понимание специфики работы в проектном режиме‚ умение работать как в команде, так и самостоятельно;
• Мобильность; стрессоустойчивость‚ позитивность, проактивная жизненная позиция‚ лидерские качества;
• Желание заботиться о коллективе, офисе, создавая уют и работу сотрудников и всех технических систем;
• Системный подход к сбору и анализу данных, умение структурировать задачи, умение грамотного планирования этапов работы;
• Мотивация и ориентированность на результат, самостоятельность, активность.

МЫ ПРЕДЛАГАЕМ:

• Работа в интересном проекте. Мы реализуем общеотраслевые индустриальные проекты с государственным участием и с ведущими предприятиями индустрии.
• Профессиональный дружный и динамичный коллектив. Вам предстоит взаимодействовать со специалистами, в т.ч. отвечающими за свой участок документооборота, а также организацию встреч руководителя, посетителей офиса.
• Оформление по ТК РФ с первого дня работы. Начисления и выплаты в полном соответствии с законодательством. Заработная плата «белая» – 100 000 рублей (до вычета НДФЛ). Итоговая компенсация обсуждается с успешным кандидатом по итогам собеседования.
• Нормированный график работы 5/2 с 10.00 до 19.00, в пятницу до 18:00, удаленную работу не рассматриваем;
• Офис: Москва‚ Ленинский проспект;
• Возможность карьерного роста

​​