Уважаемые соискатели!

В Группе Компаний открыта вакансия "Офис-менеджер" в связи с переходом действующего сотрудника в другое структурное подразделение. Обучение и введение в должность нового работника предусмотрены со стороны Работодателя и действующего офис-менеджера.

Требования:

Высшее образование желательно.
Опыт сотрудничества с руководителями Группы Компании и сотрудниками структурных подразделений.
Опыт работы в должности офис-менеджер/помощник руководителя от 1-2 лет в Группе Компаний (несколько юридических лиц желательно).
Умение вести деловую переписку. Грамотная речь.
Уверенное знание офисных программ (в т.ч. Word, Excel, Power Point, 1C желательно).
Способность работать в режиме многозадачности.
Презентабельный внешний вид, вежливость, исполнительность, аккуратность, грамотность, внимательность.

Обязанности:

Обеспечение жизнедеятельности офиса. Взаимодействие с арендодателем.
Деловая переписка, анализ и обработка сообщений электронной почты, прием/переадресация входящих звонков по Группе Компаний.
Регистрация корреспонденции, взаимодействие с Почтой России и экспресс-почтой.
Формирование и передача документов на подпись Генеральному директору.
Организация командировок руководителей и других сотрудников (бронирование гостиниц, заказ билетов, заказ такси).
Участие в организации корпоративных мероприятий, поздравлений партнеров и сотрудников.
Работа в 1С, создание заказов поставщику и заявок на оплату счетов (отслеживание их оплаты при необходимости).
Изготовление шаблонов визитных карточек, формирование заказов на их изготовление.
Планирование рабочего дня руководителя, ведение электронного календаря (при необходимости).
Подготовка переговорных для заседаний, совещаний, проводимых руководителями.
Ведение делопроизводства, контрольно-регистрационной картотеки (ведение журнала корреспонденции) по Группе Компаний.
Оформление пакета документов для подачи рабочих виз для зарубежных командировок сотрудников и руководителей ( при необходимости, редко)
Присвоение номеров (регистрация) Договоров с покупателями и поставщиками, хозяйственных, транспортных, на тех.обслуживание, и ремонт.
Заказ пропусков, встреча посетителей.
Взаимодействие с администрацией арендодателей по ремонтно-хозяйственному обслуживанию (оформление заявок на замену лампочек, обслуживание и ремонт кондиционеров, отопление офиса.
Копирование, сканирование, рассылка входящей корреспонденции.
Осуществление контроля за выставлением счетов на оплату услуг связи (телекоммуникационные, интернет и т.д.), экспресс почты (Пони экспресс, DHL).
Буфетное обслуживание руководства (чай, кофе) при необходимости.
Сбор служебных поручений для водителя-экспедитора, контроль исполнения им служебных поручений.

Условия:

Оформление по ТК РФ с первого рабочего дня (отпуск, больничный).
Обучение и введение в должность предусмотрены со стороны Работодателя.
Официальная заработная плата. Премирование по результатам работы.
Испытательный срок 3 месяца, пятидневная рабочая неделя с 9.00 до 18.00, в пятницу до 17.00.
Возможность обучения и карьерного роста в Группе Компаний.
Наш современный, новый офис находится: м. Марьина Роща (в пешей доступности от метро 10-12 мин.).
Дружный, профессиональный и позитивный коллектив.

Офис-менеджер/Административный менеджер