Секретарь генерального директора

ОБЯЗАННОСТИ:

• организация и координация деловых встреч ГД, при необходимости сопровождение переговоров, совещаний с участием ГД;
• подготовка к проведению совещаний, проводимых ГД (сбор необходимых материалов, назначение совещания, указание времени и места проведения, информирование участников о повестке мероприятия, регистрация участников);
• протоколирование и оформление протоколов совещаний, проводимых ГД;
• ежедневное ведение делового календаря ГД, согласование графика встреч, деловых поездок и т.п.
• сопровождение ГД на встречах, совещаниях;
• своевременное информирование ГД о предстоящих задачах, уведомление о деловых встречах и поездках;
• мониторинг сроков и иных аспектов выполнения задач в интересах ГД, а также доведение информации от ГД до работников Компании;
• оформление документации (писем, приказов, распоряжений, аналитических записок, запросов, отчетов и др.), а также корреспонденции, в рамках квалификации и компетенций;
• обеспечение надлежащего учета, ведение и хранение служебной и личной документации ГД в соответствии с установленными требованиями:

• осуществление приема документов для подписания ГД в соответствии с требованиями, установленными в Компании;
• осуществление регистрации исходящей документации;
• осуществление отправки корреспонденции (курьерскими службами, почтой и пр.);
• осуществление контроля соблюдения работниками установленных требований к корпоративной документации, включая соблюдение требований к оформлению и согласованию документов (при приеме документов на подписание ГД);

• контроль сроков подписания документов, переданных на подпись ГД;
• осуществление информационного сопровождения ГД (поиск, анализ, обобщение информации по запросу);
• осуществление тревел-поддержки ГД (гостиницы, авиа и ж/д билеты, трансферы, такси, пр.), оформление необходимых внутренних документов для формализации служебных командировок ГД (заявки, авансовые отчеты, представительские расходы);
• выполнение личных поручений ГД (оплата счетов, закупка товаров/услуг, ведение личной документации);

ТРЕБОВАНИЯ:

• Высшее образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение», «Менеджмент», «Юриспруденция»;
• Личные качества - системность, аналитический склад ума, стрессоустойчивость.
• Знание делового этикета, свободное владение офисной техникой, опыт работы с документацией, знание электронного документооборота.
• Уверенный пользователь ПК
• Опыт работы секретарем-референтом/помощником руководителя высшего звена не менее 3 лет;

УСЛОВИЯ:

• Трудоустройство по ТК РФ
• ДМС
• Чай, кофе, молоко в офисе
• График работы 09.30-18.30