Офис-менеджер / Ассистент

Excellence Expert – российская компания экспертов в области повышения эффективности производственных предприятий. Периметр деятельности Excellence Expert включает в себя проекты по операционной трансформации; функциональной трансформации направлений ремонтов, снабжения, управления цепями поставок, логистики, коммерческой деятельности, HR; цифровизации процессов и сопровождение M&A сделок. За несколько лет существования поддержка команды Excellence Expert, объединившей в себе выходцев из крупнейших консалтинговых компаний, а также из компаний-лидеров тяжелой промышленности, принесла клиентам 32+ миллиарда рублей подтвержденных экономических эффектов.

Текущий портфель проектов Excellence Expert активно расширяется, в связи с чем компания открывает вакансию офис-менеджера / ассистента, который станет ключевым участником создания и развития внутренних процессов самой быстрорастущей консалтинговой компании в России

Функционал:

• Организация работы офиса – организация и контроль курьерских и почтовых доставок, организация офисных закупок (вода, фрукты, снеки, хоз. расходники, бумага и пр.), коммуникация с клинингом и контроль чистоты офисных помещений, контроль мелкого ремонта, контроль водителя;
• Сопровождение закупок и документооборота – контроль регулярных платежей, подготовка отчетов по офисным расходам, загрузка счетов на оплату, проверка авансовых отчетов сотрудников, формирование конкурентных листов, закупка доп. лицензий ПО, заказ подарков клиентам, ведение инвентаризационной таблицы по технике, закупка компьютеров и офисной техники;
• Организация мероприятий разного формата (внутрикорпоративные мероприятия, тренинги, тимбилдинги, конференции, таунхоллы, и т.п.) – подготовка и согласование бюджета мероприятий, контроль его исполнения, разработка плана подготовки и проведения мероприятия, организация и координация работы персонала в рамках мероприятия;
• Помощь в организации встреч: согласование времени с участниками, работа с календарями, протоколирование звонков;
• Выполнение поручений руководителей;
• Сопровождение онбординга новых сотрудников в части организации доступов в системы, контроля настройки и выдачи техники и велкомпака (организация отправки в нужный регион при необходимости);
• Организация командировок для сотрудников Компании (разработка оптимальной логистики, поиск и закупка билетов, бронирование отелей, аренда квартир и организация трансферов);

Требуемые навыки и опыт:

• Опыт работы в роли административного ассистента / офис-менеджера в корпоративной среде от 1 года, релевантный опыт работы в консалтинговых компаниях/международных командах/стартапах будет являться существенным преимуществом;
• Знание основ делопроизводства, грамотная устная и письменная коммуникация, системность;
• Понимание процессов закупочной деятельности, опыт работы с контрагентами;
• Высокий уровень автономности;
• Навык расстановки приоритетов в условиях многозадачности;
• Высокий уровень коммуникаций – способность адаптировать стиль под; собеседника;
• Продвинутый уровень владения Excel, Word и Power Point.

Что готова дать компания:

• Высокая конкурентная з/п (оклад + квартальные бонусы) обсуждается с успешным кандидатом в зависимости от опыта;
• Социальный пакет (компенсация спорта, широкая программа ДМС, включающая покрытие стоматологии и дополнительный депозит на плановое или оперативное лечение, полис ВЗР);
• Корпоративное обучение (внутренние и внешние тренинги);
• Выездные тимбилдинги;
• Открытая корпоративная культура;
• Гибридный формат работы (офис + удаленка).