Экологический союз — ведущая российская НКО, занимающаяся сохранением биосферы. Мы ищем ответственного и дружелюбного человека для поддержки порядка в офисе, работы с документами и административной помощи экологам. Мы обещаем полноценное погружение в деятельность организации и современные инструменты работы.

Обязанности: согласно должностной инструкции

Документооборот – внешний и внутренний

Прием, регистрация и отправка корреспонденции;
Ведение и актуализация баз данных контрагентов в программе ПланФикс и других реестрах документов в организации;
Составление писем, запросов;
Оформление, хранение, архивирование локальных нормативных актов;
Ведение и учет первичных документов с контрагентами (20-30 операций в месяц):
Выставление счетов, оформление закрывающих документов в 1С;
Работа с договорами, в том числе электронно через систему Контур.

Кадровое делопроизводство (16 сотрудников)

Размещение вакансий (рассмотрение приходящих откликов, организация собеседований – редко);
Прием на работу, оформление приказов, актуализация кадровых документов, ведение отчетности по кадровым документам, ведение штатного расписания;
Ведение учета рабочего времени, составление графика отпусков, прием заявлений от сотрудников.

Поддержание жизнедеятельности офиса:

Прием и распределение входящих звонков (стационарный и мобильный телефон);

Коммуникация с сотрудниками, постановка и выполнение задач через электронную систему ПланФикс,
Организация онлайн и оффлайн собраний, помощь в подготовке праздников/событий;

Поддержание порядка в офисе, оперативная связь с имеющимися подрядчиками по текущим вопросам и неполадкам, в т.ч. арендодателем;
Заказ канцелярии, расходных материалов, оборудования для офиса (по мере необходимости);
Организация заказа полиграфических работ;
Работа с юристом по текущим вопросам;
Подшивание, печать, сканирование документов;
Организация командировок сотрудников (2-3 в месяц);

Помощь главному бухгалтеру по техническим вопросам;

Выполнение прочих административных поручений по запросу руководителя.

Требования к кандидату:

Уверенное пользование ПК, включая программы MS Office, и офисной оргтехникой;
Знание основных принципов внешнего и внутреннего документооборота;
Грамотная устная и письменная речь;
Уверенность и спокойствие в общении (лично и по телефону);
Желателен минимальный опыт работы в 1С 8.3, 1С ЗУП;
Знание английского языка на базовом уровне будет дополнительным преимуществом.

В членах нашей команды мы ценим дисциплинированность, ответственность, внимательность к деталям, стрессоустойчивость, обучаемость, высокую скорость работы, инициативность.

Условия:

Условия труда и оформление согласно ТК;
Заработная плата после вычета налогов (на руки) 55 000 руб.;
График работы: полная занятость в офисе, пятидневная рабочая неделя с 10:00 до 18:30;
Офис в самом центре Санкт-Петербурга в историческом Толстовском доме: ул. Рубинштейна, 15-17;
Кухня в офисе;
Дружный заботливый коллектив (часть сотрудников работает удаленно).

Административный ассистент с функциями офис-менеджера