Рассмотрим кандидатов на позицию Офис - менеджера (с дополнительными HR задачами) в московский офис международной компании, штат до 50 человек.
1. Задачи в административном блоке:
- Работа с курьерскими и службами ( Яндекс, мейджер, почта в офис)
- Работа с пропускной системой ( пропуска в бц, а так же СКУД система внутри офиса)
- Обработка входящей корреспонденции
- Ответы на входящие звонки , перенаправление на почту или сотрудника соотв.
- Поддержание ВАТС ( мегафон и автоответчик )
- Работа с мобильным оператором компании( роуминг, добавление , удаление, замена сим карт, изменение тарифов)
- Ведение ЛК Яндекс такси ( открытие, закрытие аккаунтов, проверка лимитов, расширение прав)
- Ведение ЛК Москпаркинга ( пополнение баланса, добавление или удаление авто, проверка зон парковки)
- Ведение ЛК Яндекс заправок
- Отслеживание оплат по штрафам корп авто
- Канцелярская поддержка офиса ( комус, озон , Яндекс фрукты )
- Ведение административных договоров
- Тревел продержка сотрудников по необходимости ( билеты , отели, визы, трансфер)
- Базовый мониторинг серверной
- Координация взаимодействия удаленной IT поддержки ( настройка техники, создание тикетов по запросам)
- Key user облачного хранилища
- Поручения руководителя
2. Задачи в HR:
- Ведение реестра приказов
- Подготовка табеля на ежемесячной основе
- Подготовка посещения офиса на ежемесячной основе
- Ведение личных дел сотрудников
- Внесение записей в трудовые по распоряжению юриста
- Формирование графика отпусков и дальнейшее его исполнение
- Работа со СБИС
3. Административная поддержка блока «Продажи»:
- Еженедельные и ежемесячные отчеты ( риск файл, прогноз)
- Заведение акруалс в SAP
- Пени
- Работа с Оптифлоу ( загрузка документов , проверка статусов при необходимости , регистрация подписанных документов)
- Подписание документов после согласования
- Прямые поручения руководителя
Требования:
- Высшее образование;
- Опыт работы Офис - менеджером / Личным ассистентом от 3-х лет, дополнительный опыт работы в HR или Продажах будет преимуществом;
- Желательно уверенное знание Английского языка;
- Опыт работы с внутренней/внешней документацией - письмами, договорами, приказами и тд. (составление учет)
- Опыт работы внесшими подрядчиками - документация, счета, сроки исполнения и др.
- Уверенный пользователь Microsoft Office, опыт работы в SAP будет преимуществом;
- Аккуратность, коммуникабельность, этикет, ответственность, системность, ориентация на людей, эмпатия.
Условия:
- Место работы в комфортном офисе в центре Москвы;
- Возможность карьерного роста в международной компании в HR или в Продажах;
- Дружный коллектив, демократичная корп.культура;
- Белая зп + бонус по результатам года работы + соц. пакет (готовы рассмотреть кандидатов из других городов)