Офис менеджер / Administrative Office Assistant

Company Overview

HQTS is one of global leading quality assurance companies providing inspection, testing, auditing, supply chain management, consultancy and other quality related services in the Consumer Goods (CG) market (Hardgoods, Soft goods, Electronic and Eectrical Products) & Industrial Goods market (Machines, Equipment with related spare parts, Chemical products). After almost 3 decades of progress, HQTS has become a respected international company with significant opportunities for aggressive growth and expansion in many regions worldwide. Our eyes are currently set on expanding into the Malaysian market via our very own commercial sales team.

Description and Responsibilities

1. Ответственный за прием внешних посетителей в офисе (визиты клиентов, организация собеседований при приеме на работу);
   Responsible for the reception of external visitors in the office (customer visits, job interview arrangements);
2. Ответственный за закупку и возмещение стоимости необходимых канцелярских принадлежностей;
   Responsible for the procurement and reimbursement of essential office supplies;
3. Ответственный за сбор и отправку экспресс-доставки.
   Responsibility for collecting and dispatching express delivery.
4. Отвечает за обработку заявок на контакты, организацию и расходы по аренде офиса, ИТ-услугам, техническому обслуживанию, уборке, аутсорсингу кадровых служб и т.д.;
   Responsible for handling the contact, arrangement, and expense application for office rent, IT services, maintenance services, cleaning services, and outsourced HR services etc.;
5. Отвечает за управление офисными активами; контролирует повседневную работу, например, посещаемость офиса; Помогает китайской штаб-квартире в организации и загрузке файлов в российскую систему бухгалтерского учета (Diadoc);
   Responsible for office asset management; overseeing daily work such as office attendance; Assisting the Chinese headquarters in organizing and uploading files to the Russian accounting system (Diadoc);
6. Помогает китайской штаб-квартире в выполнении кассовых операций и оформлении платежей в системе онлайн-банкинга;
   Assisting the Chinese headquarters in cashier-related tasks and applying for payments within the online banking system;
7. Помощь в проверке правильности соответствующих документов, переведенных на русский язык;
   Assisting with verifying the accuracy of relevant Russian translation documents;
8. Помощь в организации мероприятий по командообразованию и корпоративной культуре;
   Assisting in organizing team-building events and corporate culture activities;
9. Выполнение временной работы, порученной руководством.
   Completing temporary work assigned by superiors.

Skill & Qualification

1. No limit on work experience, but those with office administrative or human resources experience are preferred.
2. English reading, writing, and communication skills are sufficient for handling daily email processing and oral communication.
3. Serious and responsible at work; skilled in using new tools or innovative thinking to improve work efficiency;
4. Cheerful, friendly, and good at communication with others.
   
   Условия :
   - Оформление в соответствии с ТК РФ
   - Работа в крупной компании
   - Заработная плата + KPI
   - Стандартный график работы: ПН-ЧТ, 9:00 - 18:00. ПТ сокращённый день, до 17:00. Так же есть возможность работать ПН-ЧТ с 8:00 до 17:00, ПТ до 16:00.
5. - Обеденный перерыв полтора часа